Rotozoom Warehouse, Suppliers & Dropshipping — Manuale d'uso

Tieni i tuoi fornitori accanto agli ordini che evadono e alla merce che consegnano. Warehouse, Suppliers & Dropshipping invia ogni ordine al fornitore che lo spedisce, divide gli ordini tra più fornitori, legge le fatture dei tuoi fornitori sul tuo sito, carica la merce nel magazzino WooCommerce riga per riga e tiene pagamenti, ordini di acquisto e un archivio mensile per il tuo commercialista.

• Versione gratuita: tutto ciò che funziona sul tuo sito — il flusso di dropshipping, i documenti dei fornitori letti sul tuo sito, il carico a magazzino, i pagamenti, gli ordini di acquisto, l'archivio mensile, Sheets e i listini prezzi da file — senza limite al numero di fornitori.
• Versione Pro: una copia delle e-mail di pagamento al tuo commercialista, Sheets per ordini, clienti e coupon, e i servizi che funzionano presso Rotozoom (vedi "Servizi dell'account Rotozoom" più sotto).
• Prezzo Pro: 59 € / anno per sito, IVA inclusa.
• Licenza: Pro passa attraverso il plugin separato Rotozoom Connect, che l'edizione scaricata da rotozoom.com installa automaticamente.

Questo manuale descrive la versione 1.3.2. Il nome breve nel menu di WordPress è "WSD".

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Per chi inizia: cosa fa questo plugin

Molti negozi vendono merce che non toccano mai: il fornitore la spedisce direttamente al cliente. Questo è il dropshipping. Altri negozi hanno un proprio magazzino e lo riforniscono da fornitori che inviano una fattura con ogni consegna. Molti negozi fanno entrambe le cose.

Warehouse, Suppliers & Dropshipping gestisce entrambi i tipi di fornitore nello stesso pannello di WooCommerce:

• Un nuovo ordine arriva al fornitore via e-mail, e il fornitore risponde con un clic — senza account, senza login.
• Un ordine con merce di più fornitori viene diviso, con una lettera di vettura per fornitore.
• Una fattura del fornitore (PDF, Word o Excel) viene letta sul tuo sito; controlli ciò che è stato letto e la merce entra a magazzino quando premi "Receive".

Il menu di amministrazione

Il plugin aggiunge queste schede: "Dashboard", "Suppliers", "Invoices", "Payments", "Purchase orders", "Archive", "Sheets", "Price lists", "Multi-Supplier", "Categories and brands" e "Settings".

L'intera interfaccia è tradotta in bulgaro, ceco, tedesco, spagnolo, francese, italiano, polacco, portoghese e rumeno; le e-mail a fornitori e clienti seguono la lingua del negozio.

Configurazione

1. Aggiungi un fornitore

Apri "Suppliers" → "Add supplier". Inserisci i dati dell'azienda e l'indirizzo e-mail che deve ricevere i suoi ordini. Anche un utente WordPress esistente può essere trasformato in fornitore.

2. Scegli la modalità del fornitore

Modalità	Cosa significa
"Dropshipping"	Il fornitore spedisce gli ordini direttamente ai tuoi clienti.
"Warehouse stock"	Il fornitore rifornisce il tuo magazzino e ti invia le fatture.
Entrambe	Lo stesso fornitore fa entrambe le cose.

3. Indirizzi di ritiro (magazzini)

Un fornitore può avere più indirizzi di ritiro — uno per magazzino —, ciascuno con i propri referenti. Quando un ordine viene confermato, la lettera di vettura e la richiesta al corriere usano il magazzino che ha la merce ordinata.

4. Controlla le e-mail prima del primo ordine reale

Le e-mail partono dalla posta del tuo sito (WordPress wp_mail). Fai un ordine di prova e verifica che l'e-mail al fornitore arrivi prima di farci affidamento.

Il flusso di dropshipping

1. Un cliente effettua un ordine.
2. Il fornitore riceve un'e-mail con tre pulsanti: "Confirm order", "Partly in stock" e "Out of stock".
3. Il fornitore ne clicca uno e il plugin registra la risposta. Il fornitore non ha bisogno di account né di login. I link smettono di funzionare quando l'ordine è chiuso, e dopo 60 giorni.
4. Partly in stock: il fornitore inserisce ciò che è disponibile. Il cliente riceve un'e-mail con ogni prodotto che viene spedito — compresa una riga spedita solo in parte ("1 di 3") — e sceglie se accettare o rifiutare. Un pagamento con carta viene rimborsato per ciò che non viene consegnato (con una nota di credito quando Rotozoom Sell & Ship emette i documenti).
5. Nessuna risposta: i promemoria seguono dopo i giorni che imposti in "Settings"; allo scadere del tempo, il negozio viene avvisato oppure — se lo scegli — un ordine non pagato viene annullato automaticamente.

Ordini con più fornitori

Quando un ordine contiene merce di più fornitori, "Multi-Supplier" lo divide per fornitore:

• Una lettera di vettura per fornitore. Ogni fornitore spedisce la propria parte dell'ordine.
• Distinta di spedizione. Un elenco di cosa viaggia in quale pacco, compreso ciò che parte dal tuo magazzino.
• Le lettere di vettura automatiche richiedono un plugin di spedizione supportato (ad es. Rotozoom Sell & Ship con il tuo account Econt o Speedy). Senza di esso, la schermata dell'ordine ti indica cosa riportare sulla lettera di vettura e ne inserisci il numero a mano.

Documenti dei fornitori

In "Invoices" tieni fatture, note di credito e documenti di trasporto.

1. "Add a supplier document" — carica un file PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV, JPG o PNG.
2. Letto sul tuo sito. Un PDF con testo, i DOCX e gli XLSX vengono letti sul tuo server: numero, date, righe, totali e la partita IVA, il numero di registro e l'IBAN del fornitore. Nulla lascia il sito.
3. Schermata "Read the document". Il documento viene mostrato accanto a ciò che è stato letto. Correggi quello che serve, spunti cosa applicare e nulla viene salvato finché non premi "Apply". Una quantità stampata come "24,000" viene chiesta quando potrebbe significare 24 o 24.000.
4. Il fornitore. Un documento il cui mittente o la cui partita IVA è noto viene archiviato sotto il suo fornitore; altrimenti scegli il fornitore oppure ne crei uno dai dati del documento.
5. Immagini e scansioni (una foto o un PDF senza testo) non possono essere lette sul sito. Compilale a mano oppure usa la lettura con IA — vedi "Servizi dell'account Rotozoom".

I file troppo grandi o malformati vengono rifiutati con un messaggio chiaro invece di rallentare il sito.

Carico a magazzino e registro di magazzino

• Righe abbinate per SKU. Ogni riga viene abbinata a un prodotto tramite il codice del fornitore; un codice abbinato una volta viene ricordato.
• "Receive". Lo stock cambia solo quando lo premi. Le righe non ancora abbinate a un prodotto restano in attesa (vedi "Lines not yet in stock"); le altre vengono caricate.
• Le note di credito scaricano di nuovo la merce.
• "Reverse the receive" annulla un carico.
• Registro di magazzino. Ogni movimento viene registrato, così lo stesso documento non può mai caricare due volte la stessa merce.
• Gli importi si possono inserire con o senza IVA, per fornitore e per fattura; il costo di acquisto salvato sul prodotto è sempre netto.

Pagamenti

In "Payments":

• Un solo bonifico può saldare più fatture. Spunta le fatture nell'elenco e scegli "Record payment for selected".
• Controllo del conto bancario. L'IBAN di una fattura viene confrontato con i conti noti del fornitore ("Bank accounts" nella scheda del fornitore). Un conto nuovo o diverso va confermato con gli ultimi sei caratteri stampati sul documento cartaceo.
• "Payment sent" — un'e-mail al fornitore (un'unica e-mail quando più fatture vengono pagate insieme). Ogni e-mail a un fornitore viene registrata e può essere inviata di nuovo.

Ordini di acquisto

In "Purchase orders" scrivi gli ordini ai tuoi fornitori con la tua numerazione, li invii via e-mail e li abbini alla fattura quando arriva.

Archivio mensile

In "Archive" i documenti e i pagamenti di ogni mese si scaricano come un unico ZIP con un indice (CSV) per il tuo commercialista.

Sheets

In "Sheets" modifichi prodotti, variazioni e attributi in una griglia tipo foglio di calcolo:

• viste per categoria con gli attributi che quella categoria usa;
• incolla da Excel o Google Sheets, riempimento verso il basso, scorciatoie da tastiera;
• modifica di massa con un'anteprima prima che cambi qualcosa;
• esportazione e importazione CSV con una prova a secco;
• History con Undo per ogni modifica.

Con Pro, Sheets modifica anche ordini, clienti e coupon, aggiunge i campi personalizzati come colonne, esegue modifiche di massa con schemi di trova e sostituisci, formule e condizioni, esporta in Excel (XLSX) e tiene un registro delle modifiche su tutti questi elementi.

Listini prezzi

In "Price lists" carichi il listino prezzi di un fornitore in formato CSV, XML o Excel (XLSX). Viene letto sul tuo sito:

• lo stock del fornitore viene applicato subito;
• i nuovi prezzi di acquisto attendono la tua revisione, con una regola di margine facoltativa per il prezzo di vendita;
• "Undo the last application" annulla l'ultima modifica.

Servizi dell'account Rotozoom

Alcune funzioni girano presso Rotozoom anziché sul tuo sito. Sono disponibili quando apre il servizio dell'account Rotozoom; fino ad allora il plugin non le mostra e tutto quanto descritto sopra continua a funzionare.

• Lettura con IA di immagini e scansioni. Una foto o un PDF senza testo viene letto dall'IA e torna nella stessa schermata "Read the document" perché tu lo controlli. Free: 30 pagine al mese; Pro: 1.000 pagine al mese. Disattivata finché non la attivi in "Settings".
• Pro: un indirizzo e-mail per le fatture del tuo negozio (i fornitori vi inviano le fatture, che arrivano in "Invoices"), listini prezzi da un indirizzo web secondo una pianificazione e listini in PDF, ed e-mail ai fornitori inviate tramite la posta di Rotozoom con i documenti come link.

Lavorare con Rotozoom Sell & Ship

Con Sell & Ship installato, i due plugin coordinano la fatturazione:

• La proforma o la fattura del negozio attende finché i fornitori non confermano la disponibilità, così i clienti non vengono addebitati per merce che un fornitore non può consegnare.
• Per gli ordini con bonifico bancario, anche le lettere di vettura dei fornitori attendono finché l'ordine non è pagato.

Per saperne di più sull'uso congiunto di più plugin Rotozoom: Come funzionano insieme i plugin Rotozoom.

Free vs Pro in sintesi

Funzione	Free	Pro
E-mail di dropshipping con "Confirm order" / "Partly in stock" / "Out of stock"	✓	✓
Promemoria, timer e scelta del cliente in caso di consegna parziale	✓	✓
Ordini con più fornitori e distinta di spedizione	✓	✓
Più indirizzi di ritiro per fornitore	✓	✓
Documenti dei fornitori letti sul tuo sito (PDF, DOCX, XLSX)	✓	✓
"Receive" riga per riga, note di credito, registro di magazzino	✓	✓
Pagamenti di più fatture, controllo del conto bancario, "Payment sent"	✓	✓
Ordini di acquisto e archivio mensile	✓	✓
Sheets per prodotti, variazioni e attributi, con annullamento	✓	✓
Sheets per ordini, clienti e coupon; colonne per campi personalizzati; modifica di massa con formule; esportazione XLSX; registro delle modifiche	—	✓
Listini prezzi da CSV, XML, XLSX	✓	✓
Lettura con IA di immagini e scansioni (quando apre il servizio dell'account)	30 pagine / mese	1.000 pagine / mese
Account fornitore	Illimitati	Illimitati
Copia delle e-mail di pagamento al tuo commercialista	—	✓
Indirizzo e-mail per le fatture, listini pianificati e in PDF (quando apre il servizio dell'account)	—	✓

Dati e compatibilità

• I tuoi documenti restano sul tuo sito. I file PDF, DOCX, XLSX e CSV vengono letti sul tuo server. Solo la lettura con IA — quando la attivi — invia un documento a Rotozoom.
• Le e-mail passano dalla posta del tuo sito.
• HPOS: compatibile con l'High-Performance Order Storage di WooCommerce.
• Aggiornamento dalla 1.2.x: il database viene aggiornato automaticamente al primo caricamento di pagina dopo l'aggiornamento. Fai prima un backup del sito, come prima di qualsiasi aggiornamento.

Risoluzione dei problemi

• Il fornitore non ha ricevuto l'e-mail d'ordine — l'e-mail passa dalla posta del tuo sito. Se anche altre e-mail di WooCommerce non arrivano, risolvi prima l'invio della posta del sito; chiedi inoltre al fornitore di controllare la cartella spam.
• "Nothing was read" su un documento — è un'immagine o una scansione. Compilalo a mano oppure usa la lettura con IA quando è disponibile.
• "Receive" lascia alcune righe in attesa — quelle righe non hanno ancora un prodotto. Abbinale sulla fattura, poi premi di nuovo "Receive".
• "Receive" viene rifiutato — una quantità è ancora in sospeso ("24,000"), oppure il totale del documento non corrisponde alle sue righe. Rispondi alla domanda o correggi il totale.
• Un pagamento viene rifiutato a causa del conto bancario — l'IBAN è diverso dai conti noti del fornitore. Chiama il fornitore a un numero che hai già, poi conferma il conto.
• Nessuna lettera di vettura per fornitore — le lettere di vettura automatiche richiedono un plugin di spedizione supportato; senza di esso, inserisci a mano il numero della lettera di vettura nell'ordine.
• La fattura del negozio non è ancora stata emessa — con Sell & Ship attende finché i fornitori non confermano la disponibilità; con il bonifico bancario anche le lettere di vettura dei fornitori attendono il pagamento.

Per installare il plugin, vedi Installare e aggiornare i plugin.