Rotozoom Warehouse, Suppliers & Dropshipping — Manual

Mantenha os seus fornecedores junto das encomendas que eles preparam e do stock que entregam. O Warehouse, Suppliers & Dropshipping envia cada encomenda ao fornecedor que a expede, divide as encomendas entre vários fornecedores, lê as faturas dos seus fornecedores no seu próprio site, coloca a mercadoria no stock do WooCommerce linha a linha e mantém os pagamentos, as notas de encomenda e um arquivo mensal para o seu contabilista.

• Versão gratuita: tudo o que funciona no seu site — o fluxo de dropshipping, os documentos de fornecedores lidos no seu site, a receção de stock, os pagamentos, as notas de encomenda, o arquivo mensal, o Sheets e as tabelas de preços a partir de ficheiros — sem limite no número de fornecedores.
• Versão Pro: uma cópia dos e-mails de pagamento para o seu contabilista, o Sheets para encomendas, clientes e cupões, e os serviços que funcionam na Rotozoom (ver "Serviços da conta Rotozoom" mais abaixo).
• Preço Pro: 59 € / ano por site, IVA incluído.
• Licença: o Pro funciona através do plugin separado Rotozoom Connect, que a edição descarregada de rotozoom.com instala automaticamente.

Este manual descreve a versão 1.3.2. O nome curto no menu do WordPress é "WSD".

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Para iniciantes: o que este plugin faz

Muitas lojas vendem produtos em que nunca tocam: o fornecedor envia-os diretamente ao cliente. Isso é o dropshipping. Outras lojas têm o seu próprio armazém e reabastecem-no junto de fornecedores, que enviam uma fatura com cada entrega. Muitas lojas fazem as duas coisas.

O Warehouse, Suppliers & Dropshipping gere os dois tipos de fornecedor no mesmo painel do WooCommerce:

• Uma nova encomenda chega ao fornecedor por e-mail, e o fornecedor responde com um clique — sem conta e sem login.
• Uma encomenda com produtos de vários fornecedores é dividida, com uma guia de transporte por fornecedor.
• Uma fatura de fornecedor (PDF, Word ou Excel) é lida no seu site; verifica o que foi lido, e a mercadoria entra em stock quando clica em "Receive".

O menu de administração

O plugin acrescenta estes separadores: "Dashboard", "Suppliers", "Invoices", "Payments", "Purchase orders", "Archive", "Sheets", "Price lists", "Multi-Supplier", "Categories and brands" e "Settings".

Toda a interface está traduzida para búlgaro, checo, alemão, espanhol, francês, italiano, polaco, português e romeno; os e-mails para fornecedores e clientes seguem o idioma da loja.

Configuração

1. Adicione um fornecedor

Abra "Suppliers" → "Add supplier". Introduza os dados da empresa e o endereço de e-mail que deve receber as suas encomendas. Um utilizador do WordPress já existente também pode ser transformado em fornecedor.

2. Escolha o modo do fornecedor

Modo	O que significa
"Dropshipping"	O fornecedor envia as encomendas diretamente aos seus clientes.
"Warehouse stock"	O fornecedor reabastece o seu armazém e envia-lhe faturas.
Ambos	O mesmo fornecedor faz as duas coisas.

3. Moradas de recolha (armazéns)

Um fornecedor pode ter várias moradas de recolha — uma por armazém —, cada uma com as suas próprias pessoas de contacto. Quando uma encomenda é confirmada, a guia de transporte e o pedido à transportadora usam o armazém que tem a mercadoria encomendada.

4. Verifique os e-mails antes da primeira encomenda real

Os e-mails saem pelo correio do seu próprio site (WordPress wp_mail). Faça uma encomenda de teste e confirme que o e-mail para o fornecedor chega antes de confiar nele.

O fluxo de dropshipping

1. Um cliente faz uma encomenda.
2. O fornecedor recebe um e-mail com três botões: "Confirm order", "Partly in stock" e "Out of stock".
3. O fornecedor clica num deles e o plugin regista a resposta. O fornecedor não precisa de conta nem de login. As ligações deixam de funcionar quando a encomenda é fechada, e ao fim de 60 dias.
4. Partly in stock: o fornecedor indica o que está disponível. O cliente recebe um e-mail com todos os produtos que seguem — incluindo uma linha que segue apenas em parte ("1 de 3") — e escolhe aceitar ou recusar. Um pagamento com cartão é reembolsado pelo que não é entregue (com uma nota de crédito quando o Rotozoom Sell & Ship emite os documentos).
5. Sem resposta: seguem-se lembretes após os dias que definir em "Settings"; quando o prazo termina, a loja é alertada ou — se assim escolher — uma encomenda não paga é cancelada automaticamente.

Encomendas com vários fornecedores

Quando uma encomenda contém produtos de vários fornecedores, o "Multi-Supplier" divide-a por fornecedor:

• Uma guia de transporte por fornecedor. Cada fornecedor envia a sua própria parte da encomenda.
• Manifesto de envio. Uma lista do que viaja em cada volume, incluindo o que sai do seu próprio stock.
• As guias de transporte automáticas precisam de um plugin de envio suportado (por ex. o Rotozoom Sell & Ship com a sua conta Econt ou Speedy). Sem ele, o ecrã da encomenda indica-lhe o que colocar na guia de transporte e introduz o respetivo número à mão.

Documentos de fornecedores

Em "Invoices" mantém as faturas, as notas de crédito e as guias de remessa.

1. "Add a supplier document" — carregue um ficheiro PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV, JPG ou PNG.
2. Lido no seu site. Um PDF com texto, os DOCX e os XLSX são lidos no seu próprio servidor: número, datas, linhas, totais e o número de IVA, o número de empresa e o IBAN do fornecedor. Nada sai do site.
3. Ecrã "Read the document". O documento é mostrado ao lado do que foi lido. Corrige o que for preciso, assinala o que aplicar, e nada é guardado até clicar em "Apply". Uma quantidade impressa como "24,000" é perguntada quando pode significar 24 ou 24.000.
4. O fornecedor. Um documento cujo remetente ou número de IVA é conhecido fica arquivado no respetivo fornecedor; caso contrário, escolhe o fornecedor ou cria um a partir dos dados do documento.
5. Imagens e digitalizações (uma fotografia ou um PDF sem texto) não podem ser lidas no site. Preencha-as à mão ou use a leitura por IA — ver "Serviços da conta Rotozoom".

Os ficheiros demasiado grandes ou mal formados são recusados com uma mensagem clara, em vez de tornarem o site lento.

Receção de stock e o registo de stock

• Linhas associadas por SKU. Cada linha é associada a um produto pelo código do fornecedor; um código associado uma vez fica memorizado.
• "Receive". O stock só muda quando clica nele. As linhas ainda não associadas a um produto ficam a aguardar (ver "Lines not yet in stock"); as restantes entram.
• As notas de crédito voltam a retirar a mercadoria.
• "Reverse the receive" anula uma receção.
• Registo de stock. Cada movimento fica registado, por isso o mesmo documento nunca pode dar entrada da mesma mercadoria duas vezes.
• Os valores podem ser introduzidos com ou sem IVA, por fornecedor e por fatura; o custo de compra guardado no produto é sempre líquido.

Pagamentos

Em "Payments":

• Uma única transferência bancária pode liquidar várias faturas. Assinale as faturas na lista e escolha "Record payment for selected".
• Verificação da conta bancária. O IBAN de uma fatura é comparado com as contas conhecidas do fornecedor ("Bank accounts" no fornecedor). Uma conta nova ou diferente tem de ser confirmada com os últimos seis caracteres impressos no papel.
• "Payment sent" — um e-mail ao fornecedor (um único e-mail quando várias faturas são pagas em conjunto). Cada e-mail enviado a um fornecedor fica registado e pode ser enviado de novo.

Notas de encomenda

Em "Purchase orders" redige encomendas aos seus fornecedores com a sua própria numeração, envia-as por e-mail e associa-as à fatura quando esta chega.

Arquivo mensal

Em "Archive", os documentos e pagamentos de cada mês descarregam-se como um único ZIP com um índice (CSV) para o seu contabilista.

Sheets

Em "Sheets" edita produtos, variações e atributos numa grelha do tipo folha de cálculo:

• vistas por categoria com os atributos que essa categoria usa;
• colar a partir do Excel ou do Google Sheets, preencher para baixo, atalhos de teclado;
• edição em massa com uma pré-visualização antes de qualquer alteração;
• exportação e importação CSV com uma simulação;
• History com Undo para cada alteração.

Com o Pro, o Sheets também edita encomendas, clientes e cupões, acrescenta campos personalizados como colunas, faz edições em massa com padrões de localizar e substituir, fórmulas e condições, exporta para Excel (XLSX) e mantém um registo de alterações de tudo isso.

Tabelas de preços

Em "Price lists" carrega a tabela de preços de um fornecedor em CSV, XML ou Excel (XLSX). É lida no seu site:

• o stock do fornecedor é aplicado de imediato;
• os novos preços de compra aguardam a sua revisão, com uma regra de margem opcional para o preço de venda;
• "Undo the last application" reverte a última alteração.

Serviços da conta Rotozoom

Algumas funções correm na Rotozoom e não no seu site. Ficam disponíveis quando o serviço da conta Rotozoom abrir; até lá o plugin não as mostra, e tudo o que foi descrito acima continua a funcionar.

• Leitura por IA de imagens e digitalizações. Uma fotografia ou um PDF sem texto é lido por IA e volta ao mesmo ecrã "Read the document" para que o verifique. Free: 30 páginas por mês; Pro: 1.000 páginas por mês. Desativada até a ativar em "Settings".
• Pro: um endereço de e-mail de faturas para a sua loja (os fornecedores enviam-lhe as faturas e estas chegam a "Invoices"), tabelas de preços a partir de um endereço web de forma agendada e tabelas de preços em PDF, e e-mails a fornecedores enviados pelo correio da Rotozoom com os documentos como ligações.

Trabalhar com o Rotozoom Sell & Ship

Com o Sell & Ship instalado, os dois plugins coordenam a faturação:

• A fatura proforma ou a fatura da loja aguarda até os fornecedores confirmarem o stock, para que os clientes não sejam cobrados por mercadoria que um fornecedor não consegue entregar.
• Nas encomendas pagas por transferência bancária, as guias de transporte dos fornecedores também aguardam até a encomenda estar paga.

Mais sobre como usar vários plugins Rotozoom em conjunto: Como os plugins Rotozoom funcionam em conjunto.

Free vs Pro num relance

Funcionalidade	Free	Pro
E-mails de dropshipping com "Confirm order" / "Partly in stock" / "Out of stock"	✓	✓
Lembretes, prazos e a escolha do cliente numa entrega parcial	✓	✓
Encomendas com vários fornecedores e manifesto de envio	✓	✓
Várias moradas de recolha por fornecedor	✓	✓
Documentos de fornecedores lidos no seu site (PDF, DOCX, XLSX)	✓	✓
"Receive" linha a linha, notas de crédito, registo de stock	✓	✓
Pagamentos de várias faturas, verificação da conta bancária, "Payment sent"	✓	✓
Notas de encomenda e arquivo mensal	✓	✓
Sheets para produtos, variações e atributos, com anulação	✓	✓
Sheets para encomendas, clientes e cupões; colunas de campos personalizados; edição em massa com fórmulas; exportação XLSX; registo de alterações	—	✓
Tabelas de preços a partir de CSV, XML, XLSX	✓	✓
Leitura por IA de imagens e digitalizações (quando o serviço da conta abrir)	30 páginas / mês	1.000 páginas / mês
Contas de fornecedor	Ilimitadas	Ilimitadas
Cópia dos e-mails de pagamento para o seu contabilista	—	✓
Endereço de e-mail de faturas, tabelas de preços agendadas e em PDF (quando o serviço da conta abrir)	—	✓

Dados e compatibilidade

• Os seus documentos ficam no seu site. Os ficheiros PDF, DOCX, XLSX e CSV são lidos no seu próprio servidor. Só a leitura por IA — quando a ativa — envia um documento para a Rotozoom.
• Os e-mails saem pelo correio do seu próprio site.
• HPOS: compatível com o High-Performance Order Storage do WooCommerce.
• Atualização a partir da 1.2.x: a base de dados é atualizada automaticamente no primeiro carregamento de página após a atualização. Faça primeiro uma cópia de segurança do site, como antes de qualquer atualização.

Resolução de problemas

• O fornecedor não recebeu o e-mail da encomenda — o e-mail sai pelo correio do seu próprio site. Se outros e-mails do WooCommerce também não chegam, corrija primeiro o envio de e-mail do site; peça também ao fornecedor que verifique a pasta de spam.
• "Nothing was read" num documento — é uma imagem ou uma digitalização. Preencha-o à mão ou use a leitura por IA quando estiver disponível.
• "Receive" deixa algumas linhas a aguardar — essas linhas ainda não têm produto. Associe-as na fatura e depois clique de novo em "Receive".
• "Receive" é recusado — uma quantidade ainda é uma pergunta ("24,000"), ou o total do documento não corresponde às suas linhas. Responda à pergunta ou corrija o total.
• Um pagamento é recusado por causa da conta bancária — o IBAN difere das contas conhecidas do fornecedor. Ligue ao fornecedor para um número que já tenha e depois confirme a conta.
• Não há uma guia de transporte por fornecedor — as guias de transporte automáticas precisam de um plugin de envio suportado; sem ele, introduza à mão o número da guia de transporte na encomenda.
• A fatura da loja ainda não foi emitida — com o Sell & Ship, aguarda até os fornecedores confirmarem o stock; na transferência bancária, as guias de transporte dos fornecedores também aguardam o pagamento.

Para instalar o plugin, consulte Instalar e atualizar plugins.