Rotozoom Warranty — Manuel

Gestion des garanties et certificats PDF pour WooCommerce. Warranty émet et suit les garanties produit directement depuis votre boutique : une garantie est enregistrée automatiquement pour chaque commande terminée, vous obtenez un certificat PDF à votre image et vous traitez les demandes de retour des clients — le tout depuis un seul tableau de bord d'administration.

• Version gratuite : certificats de garantie PDF, un formulaire de demande de retour, une liste admin des demandes de retour, jusqu'à 5 fiches de garantie au total.
• Version Pro : fiches de garantie illimitées plus le workflow RMA / Retours complet (page Retours en libre-service pour le client, règles de retour et de réclamation sous garantie, gestion réparation / échange payant / remboursement, notifications par e-mail + historique des statuts dans le compte du client).
• Prix Pro : 49 € / an par site, TVA incl.
• Comment obtenir la version Pro : utilisez l'édition téléchargée sur rotozoom.com, achetez Pro sur rotozoom.com et connectez-vous à votre compte Rotozoom dans Rotozoom Connect, qui est installé automatiquement avec le plugin. Une licence fonctionne sur un seul site ; vous pouvez la déplacer avec Changer de site dans votre tableau de bord rotozoom.com.

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Pour les débutants : ce que fait ce plugin

Lorsque vous vendez un produit avec une garantie, vous devez enregistrer qui a acheté quoi, quand, et pour combien de temps c'est couvert — et fournir une preuve au client. Warranty gère tout cela au sein de WooCommerce :

• Il crée un enregistrement de garantie lié à une commande réelle.
• Il produit un certificat PDF que le client peut conserver.
• Il offre aux clients un moyen de demander un retour ou une réparation, et vous donne un endroit pour gérer ces demandes.

Configuration

1. Configurer les conditions de garantie

Sous Réglages, choisissez l'attribut de produit (ou champ personnalisé) qui contient la période de garantie de chaque produit sous forme de nombre, et indiquez si ce nombre représente des ans ou des mois. Les produits sans valeur n'obtiennent pas de fiche de garantie. Renseignez ensuite les détails de votre entreprise et le texte de la fiche (titre, conditions de garantie, note de pied de page) ; les champs de texte vides utilisent les libellés par défaut intégrés dans la langue de la boutique.

2. Personnaliser le certificat à votre image

Ajoutez votre logo et les informations de votre entreprise pour que chaque certificat ait un aspect professionnel et conforme à votre marque. Le certificat est rendu sous forme de véritable document PDF, adapté à l'impression ou à l'envoi par e-mail.

3. Comment les garanties sont créées

Les fiches de garantie sont créées automatiquement : lorsqu'une commande passe au statut Terminée, le plugin crée une fiche pour chaque produit qu'elle contient et qui possède une période de garantie. La couverture court à compter de la date à laquelle la commande a été passée.

4. Ajouter le formulaire de retour

Créez une page et ajoutez le shortcode [rotozoom_returns]. Les clients saisissent leur numéro de commande et l'adresse e-mail utilisée pour cette commande afin d'envoyer une demande de retour ou de réparation.

Référence des fonctionnalités

Enregistrement de garantie par commande

Chaque commande terminée obtient automatiquement un enregistrement de garantie pour chaque produit couvert, capturant le client, le produit, la date d'achat, la période de couverture, ainsi que la facture et le numéro de suivi lorsqu'ils sont disponibles. Comme elle est liée à la commande, vous avez toujours le contexte complet lorsqu'une réclamation arrive.

Génération de certificats PDF

Générez un certificat de garantie PDF à votre image pour toute garantie enregistrée. Le document est produit côté serveur (à l'aide du moteur mPDF intégré), il est donc cohérent et imprimable. Le plugin n'envoie pas le certificat au client de lui-même : téléchargez-le à l'aide du bouton Télécharger sous chaque article de la commande, depuis la liste des Fiches ou depuis l'encadré des documents de commande de Rotozoom Sell & Ship, et remettez-le au client comme preuve de couverture.

Gestion des demandes de retour

Les clients envoient une demande de retour ou de réparation via le formulaire de retour et voient une confirmation à l'écran. Vous voyez toutes les demandes entrantes dans une liste dans l'administration — commande, client, type, motif et date — et les traitez vous-même, par exemple par e-mail ou par téléphone. Le traitement des dossiers et le suivi de leur statut dans le plugin font partie de la version Pro (ci-dessous).

Workflow RMA / Retours (Pro)

L'offre Pro transforme la gestion des retours en un système RMA (Return Merchandise Authorization) complet et automatisé.

Règles RMA — sous Rotozoom Warranty → Règles RMA, vous définissez jusqu'à trois types de politique :

• Retour sous X jours — acceptez les retours pendant un certain nombre de jours après l'achat, et choisissez qui paie les frais de retour (boutique ou client).
• RMA sous garantie — traitez les réclamations tant qu'un produit est encore couvert : proposez une réparation, un échange payant contre un autre produit, ou un remboursement.
• RMA hors garantie — acceptez en option les réclamations après l'expiration de la garantie, avec réparation/échange payant.

Page « Retours » du client — chaque compte client reçoit un nouvel onglet Retours listant ses commandes et produits. Chaque produit affiche automatiquement la bonne action : Retour (dans la fenêtre de retour), RMA sous garantie, RMA hors garantie, ou simplement Hors garantie lorsque le traitement hors garantie est désactivé. Le PDF de la fiche de garantie renvoie également directement vers cette page.

Traiter un dossier — depuis Demandes RMA, vous approuvez, refusez ou proposez une réparation/un échange payant. Une réparation/échange payant crée une vraie commande WooCommerce que le client paie en ligne ; le client peut aussi refuser — et vous choisissez alors comment le produit est renvoyé (un bon de retour prépayé, un coursier payé à la livraison, ou gratuitement), ou le client peut y renoncer. Approuver un remboursement crée un véritable remboursement WooCommerce et place la commande au statut Remboursé ; si vous utilisez Rotozoom Sell & Ship, il émet le document d'avoir automatiquement, sinon une note de commande vous rappelle de l'émettre vous-même.

Adresse de retour — définissez d'abord votre adresse de retour dans les réglages du plugin ; tant qu'elle n'est pas renseignée, la page des retours dans les comptes clients reste indisponible. Pour des raisons de confidentialité, l'adresse n'est révélée au client qu'après votre approbation de sa demande (l'action Approuver & envoyer l'adresse de retour), et non au moment où il la soumet.

Notifications — le client reçoit un e-mail à chaque changement de statut, et l'historique des statuts du dossier (ce qui a changé, quand et par qui) s'affiche sur la page Retours de son compte, afin que les deux parties disposent d'un historique clair jusqu'à la clôture du dossier.

Suivi admin et client

L'administrateur obtient une vue d'ensemble de toutes les fiches de garantie et demandes de retour. Avec la version Pro, les clients suivent également le statut de leurs propres dossiers dans leur compte.

Limite de fiches de garantie

• Free : jusqu'à 5 fiches de garantie au total — une par produit couvert dans une commande, calculée sur l'ensemble des fiches jamais créées (et non par mois) — suffisant pour essayer le plugin ou gérer une petite gamme.
• Pro : fiches de garantie illimitées pour un catalogue complet.

Free vs Pro en un coup d'œil

Fonctionnalité	Free	Pro
Certificat de garantie PDF (mPDF)	✓	✓
Formulaire de demande de retour ([rotozoom_returns])	✓	✓
Liste admin des demandes de retour	✓	✓
Traitement des dossiers + suivi du statut client	—	✓
Fiches de garantie	jusqu'à 5 au total	illimitées
Règles RMA (retour sous X jours / sous et hors garantie)	—	✓
Page « Retours » en libre-service pour le client	—	✓
Gestion réparation / échange payant / remboursement	—	✓
Échange payant via une vraie commande WooCommerce	—	✓
Statut « Remboursé » pour les retours	—	✓
Notifications par e-mail + historique des statuts dans le compte	—	✓

Notes avancées

• Moteur PDF : les certificats sont rendus avec la bibliothèque mPDF intégrée au plugin, donc la génération fonctionne sans services externes.
• Localisation : le plugin et les textes de fiches par défaut sont disponibles en anglais, allemand, espagnol, français, italien et portugais. Une fiche est produite dans la langue du site au moment où elle est créée ; le libellé que vous définissez dans les réglages l'emporte toujours.
• Enregistrements liés aux commandes : comme chaque garantie référence une commande, l'export ou l'audit des réclamations conserve une piste claire jusqu'à la vente d'origine.
• PDF privés : les PDF de garantie sont stockés dans un dossier privé et ne s'ouvrent que via des liens signés qui expirent, de sorte que personne ne peut deviner l'adresse de la fiche d'un autre client.

Fonctionne avec les autres plugins Rotozoom

Si vous utilisez également Rotozoom Sell & Ship, Warranty s'y connecte automatiquement : le certificat de garantie apparaît dans le panneau des documents de commande de Sell & Ship, le vrai numéro de facture est imprimé sur le certificat, et un remboursement approuvé aboutit directement à un avoir Sell & Ship. Warranty fonctionne toujours pleinement seul — consultez Comment les plugins Rotozoom fonctionnent ensemble pour une vue d'ensemble.

Dépannage

• Le PDF ne se génère pas — vérifiez que les réglages du certificat (informations de l'entreprise et conditions) sont remplis ; vérifiez que votre serveur autorise la génération de fichiers.
• Limite de fiches atteinte — Free autorise 5 fiches de garantie au total ; après cela, les commandes nouvellement terminées n'obtiennent pas de fiche et une note de commande en explique la raison. Passez à Pro pour un usage illimité.
• Aucune garantie trouvée pour une commande — une fiche est créée uniquement lorsque la commande est Terminée et uniquement pour les produits qui possèdent une période de garantie. Dans le formulaire de retour, le client doit saisir le numéro de commande et l'adresse e-mail utilisée pour cette commande.

Pour activer la version Pro (achetez sur rotozoom.com, puis connectez-vous via Rotozoom Connect), consultez Installer et mettre à jour les plugins.