Rotozoom Warehouse, Suppliers & Dropshipping — Manuel d'utilisation

Gardez vos fournisseurs à côté des commandes qu'ils exécutent et du stock qu'ils livrent. Warehouse, Suppliers & Dropshipping envoie chaque commande au fournisseur qui l'expédie, répartit les commandes entre plusieurs fournisseurs, lit les factures de vos fournisseurs sur votre propre site, fait entrer les marchandises dans le stock WooCommerce ligne par ligne et tient les paiements, les bons de commande et une archive mensuelle pour votre comptable.

• Version gratuite : tout ce qui fonctionne sur votre site — le circuit de dropshipping, les documents fournisseurs lus sur votre site, la réception du stock, les paiements, les bons de commande, l'archive mensuelle, Sheets et les listes de prix à partir de fichiers — sans limite du nombre de fournisseurs.
• Version Pro : une copie des e-mails de paiement pour votre comptable, Sheets pour les commandes, les clients et les codes promo, ainsi que les services qui fonctionnent chez Rotozoom (voir "Services du compte Rotozoom" ci-dessous).
• Prix Pro : 59 € / an par site, TTC.
• Licence : la version Pro passe par l'extension distincte Rotozoom Connect, que l'édition téléchargée depuis rotozoom.com installe automatiquement.

Ce manuel décrit la version 1.3.2. Le nom court dans le menu WordPress est "WSD".

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Pour les débutants : ce que fait cette extension

Beaucoup de boutiques vendent des produits qu'elles ne manipulent jamais : le fournisseur les expédie directement au client. C'est le dropshipping. D'autres boutiques ont leur propre entrepôt et le réapprovisionnent auprès de fournisseurs, qui envoient une facture avec chaque livraison. Beaucoup de boutiques font les deux.

Warehouse, Suppliers & Dropshipping gère ces deux types de fournisseurs dans la même administration WooCommerce :

• Une nouvelle commande parvient au fournisseur par e-mail, et le fournisseur répond en un clic — sans compte, sans connexion.
• Une commande contenant des produits de plusieurs fournisseurs est répartie, avec une lettre de transport par fournisseur.
• Une facture fournisseur (PDF, Word ou Excel) est lue sur votre site ; vous vérifiez ce qui a été lu, et les marchandises entrent en stock lorsque vous cliquez sur "Receive".

Le menu d'administration

L'extension ajoute ces onglets : "Dashboard", "Suppliers", "Invoices", "Payments", "Purchase orders", "Archive", "Sheets", "Price lists", "Multi-Supplier", "Categories and brands" et "Settings".

Toute l'interface est traduite en bulgare, tchèque, allemand, espagnol, français, italien, polonais, portugais et roumain ; les e-mails aux fournisseurs et aux clients suivent la langue de la boutique.

Configuration

1. Ajouter un fournisseur

Ouvrez "Suppliers" → "Add supplier". Saisissez les coordonnées de l'entreprise et l'adresse e-mail qui doit recevoir ses commandes. Un utilisateur WordPress existant peut aussi devenir fournisseur.

2. Choisir le mode du fournisseur

Mode	Signification
"Dropshipping"	Le fournisseur expédie les commandes directement à vos clients.
"Warehouse stock"	Le fournisseur réapprovisionne votre entrepôt et vous envoie des factures.
Les deux	Le même fournisseur fait les deux.

3. Adresses d'enlèvement (entrepôts)

Un fournisseur peut avoir plusieurs adresses d'enlèvement — une par entrepôt —, chacune avec ses propres personnes de contact. Lorsqu'une commande est confirmée, la lettre de transport et la demande de collecte utilisent l'entrepôt qui détient les marchandises commandées.

4. Vérifier les e-mails avant la première vraie commande

Les e-mails partent par la messagerie de votre propre site (WordPress wp_mail). Passez une commande de test et vérifiez que l'e-mail au fournisseur arrive avant de vous y fier.

Le circuit de dropshipping

1. Un client passe une commande.
2. Le fournisseur reçoit un e-mail avec trois boutons : "Confirm order", "Partly in stock" et "Out of stock".
3. Le fournisseur clique sur l'un d'eux, et l'extension enregistre la réponse. Le fournisseur n'a besoin ni de compte ni de connexion. Les liens cessent de fonctionner une fois la commande clôturée, et après 60 jours.
4. Partly in stock : le fournisseur saisit ce qui est disponible. Le client reçoit un e-mail listant chaque produit expédié — y compris une ligne expédiée seulement en partie ("1 sur 3") — et choisit d'accepter ou de refuser. Un paiement par carte est remboursé pour ce qui n'est pas livré (avec un avoir lorsque Rotozoom Sell & Ship émet les documents).
5. Pas de réponse : des relances suivent après le nombre de jours que vous définissez dans "Settings" ; une fois le délai écoulé, la boutique est alertée ou — si vous le choisissez — une commande impayée est annulée automatiquement.

Commandes multi-fournisseurs

Lorsqu'une commande contient des produits de plusieurs fournisseurs, "Multi-Supplier" la répartit par fournisseur :

• Une lettre de transport par fournisseur. Chaque fournisseur expédie sa propre partie de la commande.
• Manifeste d'expédition. Une liste de ce qui voyage dans quel colis, y compris ce qui part de votre propre stock.
• Les lettres de transport automatiques nécessitent une extension d'expédition prise en charge (par ex. Rotozoom Sell & Ship avec votre compte Econt ou Speedy). Sans elle, l'écran de la commande vous indique ce qu'il faut mettre sur la lettre de transport, et vous saisissez son numéro à la main.

Documents fournisseurs

Sous "Invoices", vous tenez les factures, les avoirs et les bons de livraison.

1. "Add a supplier document" — téléversez un fichier PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV, JPG ou PNG.
2. Lu sur votre site. Un PDF contenant du texte, les fichiers DOCX et XLSX sont lus sur votre propre serveur : numéro, dates, lignes, totaux ainsi que le numéro de TVA, le numéro d'entreprise et l'IBAN du fournisseur. Rien ne quitte le site.
3. Écran "Read the document". Le document s'affiche à côté de ce qui a été lu. Vous corrigez ce qu'il faut, cochez ce qui doit être appliqué, et rien n'est enregistré avant que vous cliquiez sur "Apply". Une quantité imprimée "24,000" fait l'objet d'une question lorsqu'elle pourrait signifier 24 ou 24 000.
4. Le fournisseur. Un document dont l'expéditeur ou le numéro de TVA est connu est classé sous son fournisseur ; sinon, vous choisissez le fournisseur ou vous en créez un à partir des informations du document.
5. Les images et les scans (une photo ou un PDF sans texte) ne peuvent pas être lus sur le site. Remplissez-les à la main ou utilisez la lecture par IA — voir "Services du compte Rotozoom".

Les fichiers trop volumineux ou mal formés sont refusés avec un message clair au lieu de ralentir le site.

Réception du stock et registre de stock

• Lignes rapprochées par SKU. Chaque ligne est rapprochée d'un produit grâce au code du fournisseur ; un code rapproché une fois est mémorisé.
• "Receive". Le stock ne change que lorsque vous cliquez dessus. Les lignes pas encore rapprochées d'un produit attendent (voir "Lines not yet in stock") ; les autres entrent en stock.
• Les avoirs font ressortir les marchandises.
• "Reverse the receive" annule une réception.
• Registre de stock. Chaque mouvement est enregistré, de sorte qu'un même document ne peut jamais faire entrer deux fois les mêmes marchandises.
• Les montants peuvent être saisis avec ou sans TVA, par fournisseur et par facture ; le coût d'achat enregistré sur le produit est toujours hors taxes.

Paiements

Sous "Payments" :

• Un seul virement bancaire peut régler plusieurs factures. Cochez les factures dans la liste et choisissez "Record payment for selected".
• Vérification du compte bancaire. L'IBAN d'une facture est comparé aux comptes connus du fournisseur ("Bank accounts" dans la fiche du fournisseur). Un compte nouveau ou différent doit être confirmé avec les six derniers caractères imprimés sur le document papier.
• "Payment sent" — un e-mail au fournisseur (un seul e-mail lorsque plusieurs factures sont payées ensemble). Chaque e-mail envoyé à un fournisseur est journalisé et peut être renvoyé.

Bons de commande

Sous "Purchase orders", vous rédigez des commandes à vos fournisseurs avec votre propre numérotation, vous les envoyez par e-mail et vous les rapprochez de la facture à son arrivée.

Archive mensuelle

Sous "Archive", les documents et paiements de chaque mois se téléchargent en un seul ZIP avec un index (CSV) pour votre comptable.

Sheets

Sous "Sheets", vous modifiez les produits, les variations et les attributs dans une grille de type tableur :

• des vues par catégorie avec les attributs que cette catégorie utilise ;
• collage depuis Excel ou Google Sheets, recopie vers le bas, raccourcis clavier ;
• modification en masse avec un aperçu avant tout changement ;
• export et import CSV avec un essai à blanc ;
• History avec Undo pour chaque modification.

Avec la version Pro, Sheets modifie aussi les commandes, les clients et les codes promo, ajoute des champs personnalisés sous forme de colonnes, effectue des modifications en masse avec des motifs de recherche et remplacement, des formules et des conditions, exporte vers Excel (XLSX) et tient un journal des modifications pour l'ensemble.

Listes de prix

Sous "Price lists", vous téléversez la liste de prix d'un fournisseur au format CSV, XML ou Excel (XLSX). Elle est lue sur votre site :

• le stock du fournisseur est appliqué immédiatement ;
• les nouveaux prix d'achat attendent votre vérification, avec une règle de marge facultative pour le prix de vente ;
• "Undo the last application" annule la dernière modification.

Services du compte Rotozoom

Certaines fonctions s'exécutent chez Rotozoom plutôt que sur votre site. Elles sont disponibles dès l'ouverture du service du compte Rotozoom ; jusque-là, l'extension ne les affiche pas, et tout ce qui est décrit ci-dessus continue de fonctionner.

• Lecture par IA des images et des scans. Une photo ou un PDF sans texte est lu par une IA et revient dans le même écran "Read the document" pour que vous le vérifiiez. Free : 30 pages par mois ; Pro : 1 000 pages par mois. Désactivée jusqu'à ce que vous l'activiez dans "Settings".
• Pro : une adresse e-mail de factures pour votre boutique (les fournisseurs y envoient leurs factures, qui arrivent dans "Invoices"), des listes de prix récupérées depuis une adresse web selon un calendrier et des listes de prix en PDF, ainsi que des e-mails aux fournisseurs envoyés par la messagerie de Rotozoom avec les documents sous forme de liens.

Fonctionnement avec Rotozoom Sell & Ship

Lorsque Sell & Ship est installé, les deux extensions coordonnent la facturation :

• La facture proforma ou la facture de la boutique attend que les fournisseurs confirment le stock, afin que les clients ne soient pas facturés pour des produits qu'un fournisseur ne peut pas livrer.
• Pour les commandes payées par virement bancaire, les lettres de transport des fournisseurs attendent aussi que la commande soit payée.

Pour en savoir plus sur l'utilisation conjointe de plusieurs extensions Rotozoom : Comment les extensions Rotozoom fonctionnent ensemble.

Free vs Pro en un coup d'œil

Fonctionnalité	Free	Pro
E-mails de dropshipping avec "Confirm order" / "Partly in stock" / "Out of stock"	✓	✓
Relances, délais et choix du client en cas de livraison partielle	✓	✓
Commandes multi-fournisseurs et manifeste d'expédition	✓	✓
Plusieurs adresses d'enlèvement par fournisseur	✓	✓
Documents fournisseurs lus sur votre site (PDF, DOCX, XLSX)	✓	✓
"Receive" ligne par ligne, avoirs, registre de stock	✓	✓
Paiements de plusieurs factures, vérification du compte bancaire, "Payment sent"	✓	✓
Bons de commande et archive mensuelle	✓	✓
Sheets pour les produits, les variations et les attributs, avec annulation	✓	✓
Sheets pour les commandes, les clients et les codes promo ; colonnes de champs personnalisés ; modification en masse par formules ; export XLSX ; journal des modifications	—	✓
Listes de prix depuis CSV, XML, XLSX	✓	✓
Lecture par IA des images et des scans (dès l'ouverture du service du compte)	30 pages / mois	1 000 pages / mois
Comptes fournisseurs	Illimités	Illimités
Copie des e-mails de paiement pour votre comptable	—	✓
Adresse e-mail de factures, listes de prix planifiées et en PDF (dès l'ouverture du service du compte)	—	✓

Données et compatibilité

• Vos documents restent sur votre site. Les fichiers PDF, DOCX, XLSX et CSV sont lus sur votre propre serveur. Seule la lecture par IA — lorsque vous l'activez — envoie un document à Rotozoom.
• Les e-mails passent par la messagerie de votre propre site.
• HPOS : compatible avec le High-Performance Order Storage de WooCommerce.
• Mise à jour depuis 1.2.x : la base de données est mise à niveau automatiquement au premier chargement de page après la mise à jour. Sauvegardez d'abord votre site, comme avant toute mise à jour.

Dépannage

• Le fournisseur n'a pas reçu l'e-mail de commande — l'e-mail passe par la messagerie de votre propre site. Si d'autres e-mails WooCommerce n'arrivent pas non plus, corrigez d'abord l'envoi des e-mails du site ; demandez aussi au fournisseur de vérifier son dossier de spam.
• "Nothing was read" sur un document — il s'agit d'une image ou d'un scan. Remplissez-le à la main ou utilisez la lecture par IA lorsqu'elle est disponible.
• "Receive" laisse certaines lignes en attente — ces lignes n'ont pas encore de produit. Rapprochez-les sur la facture, puis cliquez de nouveau sur "Receive".
• "Receive" est refusé — une quantité est encore en question ("24,000"), ou le total du document ne correspond pas à ses lignes. Répondez à la question ou corrigez le total.
• Un paiement est refusé à cause du compte bancaire — l'IBAN diffère des comptes connus du fournisseur. Appelez le fournisseur à un numéro que vous avez déjà, puis confirmez le compte.
• Pas de lettre de transport par fournisseur — les lettres de transport automatiques nécessitent une extension d'expédition prise en charge ; sans elle, saisissez le numéro de la lettre de transport à la main dans la commande.
• La facture de la boutique n'est pas encore émise — avec Sell & Ship, elle attend que les fournisseurs confirment le stock ; pour un virement bancaire, les lettres de transport des fournisseurs attendent aussi le paiement.

Pour installer l'extension, consultez Installer et mettre à jour les plugins.