Rotozoom Warehouse, Suppliers & Dropshipping — Manual

Ten a tus proveedores junto a los pedidos que preparan y al stock que entregan. Warehouse, Suppliers & Dropshipping envía cada pedido al proveedor que lo despacha, divide los pedidos entre varios proveedores, lee las facturas de tus proveedores en tu propio sitio, lleva la mercancía al stock de WooCommerce línea a línea y lleva los pagos, las órdenes de compra y un archivo mensual para tu contable.

• Versión gratuita: todo lo que funciona en tu sitio — el flujo de dropshipping, los documentos de proveedor leídos en tu sitio, la recepción de stock, los pagos, las órdenes de compra, el archivo mensual, Sheets y las listas de precios desde archivos — sin límite en el número de proveedores.
• Versión Pro: una copia de los correos de pago para tu contable, Sheets para pedidos, clientes y cupones, y los servicios que funcionan en Rotozoom (ver "Servicios de la cuenta Rotozoom" más abajo).
• Precio Pro: 59 € / año por sitio, IVA incluido.
• Licencia: Pro funciona a través del plugin independiente Rotozoom Connect, que la edición descargada desde rotozoom.com instala automáticamente.

Este manual describe la versión 1.3.2. El nombre corto en el menú de WordPress es "WSD".

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Para principiantes: qué hace este plugin

Muchas tiendas venden productos que nunca tocan: el proveedor los envía directamente al cliente. Eso es el dropshipping. Otras tiendas tienen su propio almacén y lo reponen con proveedores que envían una factura con cada entrega. Muchas tiendas hacen ambas cosas.

Warehouse, Suppliers & Dropshipping gestiona los dos tipos de proveedor en el mismo panel de WooCommerce:

• Un pedido nuevo llega al proveedor por correo, y el proveedor responde con un clic — sin cuenta y sin iniciar sesión.
• Un pedido con productos de varios proveedores se divide, con una guía de envío por proveedor.
• Una factura de proveedor (PDF, Word o Excel) se lee en tu sitio; compruebas lo que se ha leído y la mercancía entra en stock cuando pulsas "Receive".

El menú de administración

El plugin añade estas pestañas: "Dashboard", "Suppliers", "Invoices", "Payments", "Purchase orders", "Archive", "Sheets", "Price lists", "Multi-Supplier", "Categories and brands" y "Settings".

Toda la interfaz está traducida al búlgaro, checo, alemán, español, francés, italiano, polaco, portugués y rumano; los correos a proveedores y clientes siguen el idioma de la tienda.

Configuración

1. Añade un proveedor

Abre "Suppliers" → "Add supplier". Introduce los datos de la empresa y la dirección de correo que debe recibir sus pedidos. Un usuario de WordPress existente también puede convertirse en proveedor.

2. Elige el modo del proveedor

Modo	Qué significa
"Dropshipping"	El proveedor envía los pedidos directamente a tus clientes.
"Warehouse stock"	El proveedor repone tu almacén y te envía facturas.
Ambos	El mismo proveedor hace las dos cosas.

3. Direcciones de recogida (almacenes)

Un proveedor puede tener varias direcciones de recogida — una por almacén —, cada una con sus propias personas de contacto. Cuando se confirma un pedido, la guía de envío y la solicitud de recogida usan el almacén que tiene la mercancía pedida.

4. Comprueba los correos antes del primer pedido real

Los correos salen por el correo de tu propio sitio (WordPress wp_mail). Haz un pedido de prueba y confirma que el correo al proveedor llega antes de confiar en él.

El flujo de dropshipping

1. Un cliente hace un pedido.
2. El proveedor recibe un correo con tres botones: "Confirm order", "Partly in stock" y "Out of stock".
3. El proveedor pulsa uno de ellos y el plugin registra la respuesta. El proveedor no necesita cuenta ni iniciar sesión. Los enlaces dejan de funcionar cuando el pedido se cierra, y después de 60 días.
4. Partly in stock: el proveedor indica lo que hay disponible. El cliente recibe un correo con cada producto que se envía — incluida una línea que se envía solo en parte ("1 de 3") — y elige aceptar o rechazar. Un pago con tarjeta se reembolsa por lo que no se entrega (con una factura rectificativa cuando Rotozoom Sell & Ship emite los documentos).
5. Sin respuesta: se envían recordatorios tras los días que fijes en "Settings"; cuando se agota el plazo, se avisa a la tienda o — si así lo eliges — un pedido no pagado se cancela automáticamente.

Pedidos con varios proveedores

Cuando un pedido contiene productos de varios proveedores, "Multi-Supplier" lo divide por proveedor:

• Una guía de envío por proveedor. Cada proveedor envía su propia parte del pedido.
• Manifiesto de envío. Una lista de qué viaja en cada paquete, incluido lo que sale de tu propio stock.
• Las guías de envío automáticas necesitan un plugin de envío compatible (p. ej. Rotozoom Sell & Ship con tu cuenta de Econt o Speedy). Sin él, la pantalla del pedido te indica qué poner en la guía de envío e introduces su número a mano.

Documentos de proveedor

En "Invoices" llevas las facturas, las facturas rectificativas y los albaranes.

1. "Add a supplier document" — sube un archivo PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV, JPG o PNG.
2. Leído en tu sitio. Un PDF con texto, los DOCX y los XLSX se leen en tu propio servidor: número, fechas, líneas, totales y el NIF-IVA, el número de empresa y el IBAN del proveedor. Nada sale del sitio.
3. Pantalla "Read the document". El documento se muestra junto a lo que se ha leído. Corriges lo que haga falta, marcas lo que se debe aplicar y no se guarda nada hasta que pulsas "Apply". Si una cantidad impresa como "24,000" puede significar 24 o 24.000, se te pregunta.
4. El proveedor. Un documento cuyo remitente o NIF-IVA es conocido se archiva bajo su proveedor; si no, eliges el proveedor o creas uno con los datos del documento.
5. Las imágenes y los escaneos (una foto o un PDF sin texto) no se pueden leer en el sitio. Rellénalos a mano o usa la lectura con IA — ver "Servicios de la cuenta Rotozoom".

Los archivos demasiado grandes o mal formados se rechazan con un mensaje claro en lugar de ralentizar el sitio.

Recepción de stock y el libro de stock

• Líneas emparejadas por SKU. Cada línea se empareja con un producto mediante el código del proveedor; un código que emparejas una vez se recuerda.
• "Receive". El stock solo cambia cuando lo pulsas. Las líneas que aún no están emparejadas con un producto esperan (ver "Lines not yet in stock"); las demás entran.
• Las facturas rectificativas vuelven a sacar la mercancía.
• "Reverse the receive" deshace una recepción.
• Libro de stock. Cada movimiento queda registrado, así que el mismo documento nunca puede cargar dos veces la misma mercancía.
• Los importes se pueden introducir con o sin IVA, por proveedor y por factura; el coste de compra guardado en el producto es siempre neto.

Pagos

En "Payments":

• Una sola transferencia bancaria puede liquidar varias facturas. Marca las facturas en la lista y elige "Record payment for selected".
• Comprobación de la cuenta bancaria. El IBAN de una factura se compara con las cuentas conocidas del proveedor ("Bank accounts" en el proveedor). Una cuenta nueva o distinta debe confirmarse con los seis últimos caracteres impresos en el papel.
• "Payment sent" — un correo al proveedor (un solo correo cuando se pagan varias facturas juntas). Cada correo a un proveedor queda registrado y se puede reenviar.

Órdenes de compra

En "Purchase orders" redactas pedidos a tus proveedores con tu propia numeración, los envías por correo y los emparejas con la factura cuando llega.

Archivo mensual

En "Archive", los documentos y pagos de cada mes se descargan como un único ZIP con un índice (CSV) para tu contable.

Sheets

En "Sheets" editas productos, variaciones y atributos en una cuadrícula tipo hoja de cálculo:

• vistas por categoría con los atributos que usa esa categoría;
• pegar desde Excel o Google Sheets, rellenar hacia abajo, atajos de teclado;
• edición masiva con una vista previa antes de que cambie nada;
• exportación e importación CSV con una prueba en seco;
• History con Undo para cada cambio.

Con Pro, Sheets también edita pedidos, clientes y cupones, añade campos personalizados como columnas, hace ediciones masivas con patrones de buscar y reemplazar, fórmulas y condiciones, exporta a Excel (XLSX) y lleva un registro de cambios de todo ello.

Listas de precios

En "Price lists" subes la lista de precios de un proveedor en CSV, XML o Excel (XLSX). Se lee en tu sitio:

• el stock del proveedor se aplica de inmediato;
• los nuevos precios de compra esperan tu revisión, con una regla de margen opcional para el precio de venta;
• "Undo the last application" revierte el último cambio.

Servicios de la cuenta Rotozoom

Algunas funciones se ejecutan en Rotozoom y no en tu sitio. Estarán disponibles cuando se abra el servicio de la cuenta Rotozoom; hasta entonces el plugin no las muestra, y todo lo anterior sigue funcionando.

• Lectura con IA de imágenes y escaneos. Una foto o un PDF sin texto lo lee una IA y vuelve a la misma pantalla "Read the document" para que lo compruebes. Free: 30 páginas al mes; Pro: 1.000 páginas al mes. Desactivada hasta que la actives en "Settings".
• Pro: una dirección de correo de facturas para tu tienda (los proveedores envían allí sus facturas y llegan a "Invoices"), listas de precios desde una dirección web según una programación y listas de precios en PDF, y correos a proveedores enviados a través del correo de Rotozoom con los documentos como enlaces.

Trabajar con Rotozoom Sell & Ship

Con Sell & Ship instalado, los dos plugins coordinan la facturación:

• La proforma o la factura de la tienda espera a que los proveedores confirmen el stock, para que no se cobre a los clientes una mercancía que un proveedor no puede entregar.
• En los pedidos con transferencia bancaria, las guías de envío de los proveedores también esperan a que el pedido esté pagado.

Más sobre usar varios plugins de Rotozoom juntos: Cómo funcionan juntos los plugins de Rotozoom.

Free vs Pro de un vistazo

Función	Free	Pro
Correos de dropshipping con "Confirm order" / "Partly in stock" / "Out of stock"	✓	✓
Recordatorios, plazos y la elección del cliente ante una entrega parcial	✓	✓
Pedidos con varios proveedores y manifiesto de envío	✓	✓
Varias direcciones de recogida por proveedor	✓	✓
Documentos de proveedor leídos en tu sitio (PDF, DOCX, XLSX)	✓	✓
"Receive" línea a línea, facturas rectificativas, libro de stock	✓	✓
Pagos de varias facturas, comprobación de la cuenta bancaria, "Payment sent"	✓	✓
Órdenes de compra y archivo mensual	✓	✓
Sheets para productos, variaciones y atributos, con deshacer	✓	✓
Sheets para pedidos, clientes y cupones; columnas de campos personalizados; edición masiva con fórmulas; exportación XLSX; registro de cambios	—	✓
Listas de precios desde CSV, XML, XLSX	✓	✓
Lectura con IA de imágenes y escaneos (cuando se abra el servicio de la cuenta)	30 páginas / mes	1.000 páginas / mes
Cuentas de proveedor	Ilimitadas	Ilimitadas
Copia de los correos de pago para tu contable	—	✓
Dirección de correo de facturas, listas de precios programadas y en PDF (cuando se abra el servicio de la cuenta)	—	✓

Datos y compatibilidad

• Tus documentos se quedan en tu sitio. Los archivos PDF, DOCX, XLSX y CSV se leen en tu propio servidor. Solo la lectura con IA — cuando la activas — envía un documento a Rotozoom.
• Los correos salen por el correo de tu propio sitio.
• HPOS: compatible con el High-Performance Order Storage de WooCommerce.
• Actualización desde 1.2.x: la base de datos se actualiza automáticamente en la primera carga de página tras la actualización. Haz antes una copia de seguridad de tu sitio, como antes de cualquier actualización.

Solución de problemas

• El proveedor no recibió el correo del pedido — el correo sale por el correo de tu propio sitio. Si tampoco llegan otros correos de WooCommerce, arregla primero el envío de correo del sitio; pide también al proveedor que revise la carpeta de spam.
• "Nothing was read" en un documento — es una imagen o un escaneo. Rellénalo a mano o usa la lectura con IA cuando esté disponible.
• "Receive" deja algunas líneas en espera — esas líneas aún no tienen producto. Emparéjalas en la factura y vuelve a pulsar "Receive".
• "Receive" se rechaza — una cantidad sigue siendo una pregunta ("24,000"), o el total del documento no coincide con sus líneas. Responde a la pregunta o corrige el total.
• Un pago se rechaza por la cuenta bancaria — el IBAN no coincide con las cuentas conocidas del proveedor. Llama al proveedor a un número que ya tengas y después confirma la cuenta.
• No hay una guía de envío por proveedor — las guías de envío automáticas necesitan un plugin de envío compatible; sin él, introduce a mano el número de la guía en el pedido.
• La factura de la tienda aún no se ha emitido — con Sell & Ship espera a que los proveedores confirmen el stock; con transferencia bancaria, las guías de envío de los proveedores también esperan al pago.

Para instalar el plugin, consulta Instalar y actualizar plugins.