Месечният XML файл за НАП в WooCommerce - стъпка по стъпка

Онлайн магазините по облекчения режим на Наредба № Н-18 подават всеки месец XML файл с продажбите си към НАП. В WooCommerce го създавате с плъгин: в Rotozoom Sell & Ship това е бутонът „Генерирай XML“, а файлът се качва ръчно в портала на НАП.

Кои поръчки влизат във файла?

Във файла за даден месец влизат поръчките, платени през този месец - не тези, които са направени тогава. Поръчка от 15 май, платена на 3 юни, е в юнския файл.

  • С карта поръчката е платена при плащането, а с банков превод - когато отбележите превода.
  • С наложен платеж поръчката е платена, когато куриерът потвърди доставката. Ако няма проследяване, е платена, когато поръчката стане „Завършена“.
  • Неплатените поръчки не влизат в нито един файл и не взимат номер на документ.
  • Връщането на пари влиза в месеца, в който е направено. Продажбата остава в своя месец.

Как се създава файлът в WooCommerce (стъпки)

  1. Инсталирайте Rotozoom Sell & Ship (безплатно) и задайте държава на магазина България.
  2. Отворете „Настройки за НАП Н-18“ и попълнете данните на фирмата.
  3. Изберете месеца и натиснете „Генерирай XML“.
  4. Свалете audit-ГГГГ-ММ.xml и го качете в портала на НАП.
Раздел „Настройки за НАП Н-18“ в Rotozoom Sell & Ship: уникален номер на е-магазина в НАП, домейн на сайта, тип на е-магазина, тип плащане по подразбиране и как се връщат сумите (тестов магазин).Бутонът „Генерирай XML“ с избран месец септември 2026 и резултат „Готово — 6 поръчки, 3 връщания … Валиден по схемата ✓“ (тестов магазин).

Какво да проверите преди качване

  • че всички платени поръчки за месеца имат документ за продажба;
  • че върнатите суми са в месеца на връщането;
  • че ЕИК и ДДС номерът на фирмата са попълнени.

Чести грешки и как плъгинът ги предотвратява

  • Дупки в номерацията. Ако документът се издава още при поръчката, неплатените поръчки заемат номера и сериите се разкъсват. Sell & Ship издава документа чак при плащането.
  • Невалиден файл. Всеки файл се проверява по XML схемата на НАП, преди да го свалите. На екрана пише „Валиден по схемата ✓“ или се показват грешките.
  • Поръчки, изпаднали тихо. Поръчка без начин на плащане не може да се декларира. Плъгинът я изписва с номера ѝ, вместо да я пропусне без предупреждение.
  • Доставката два пъти или никак. Когато куриерът събира доставката от клиента, тя не е ред във файла. XML файлът и PDF документът следват едно и също правило, затова не се разминават.