Rotozoom Warranty — Handbuch

Garantieverwaltung und PDF-Zertifikate für WooCommerce. Warranty erstellt und verfolgt Produktgarantien direkt aus Ihrem Shop: Für jede abgeschlossene Bestellung wird automatisch eine Garantie registriert, Sie erhalten ein markenkonformes PDF-Zertifikat und bearbeiten Rücksendeanfragen von Kunden — alles über ein Admin-Dashboard.

• Kostenlose Version: PDF-Garantiezertifikate, ein Rücksendeformular, eine Admin-Liste der Rücksendeanfragen, insgesamt bis zu 5 Garantiekarten.
• Pro-Version: unbegrenzte Garantiekarten plus den vollständigen RMA-/Rücksende-Workflow (Self-Service-Rücksendeseite für Kunden, Regeln für Rücksendungen und Garantieansprüche, Reparatur / kostenpflichtiger Umtausch / Erstattung, E-Mail-Benachrichtigungen + Statusverlauf im Kundenkonto).
• Pro-Preis: 49 € / Jahr pro Website, inkl. MwSt.
• So erhalten Sie Pro: Nutzen Sie die von rotozoom.com heruntergeladene Edition, kaufen Sie Pro auf rotozoom.com und melden Sie sich in Ihrem Rotozoom-Konto in Rotozoom Connect an, das automatisch mit dem Plugin installiert wird. Eine Lizenz gilt für eine Website; Sie können sie über Website wechseln in Ihrem rotozoom.com-Dashboard verschieben.

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Für Einsteiger: was dieses Plugin macht

Wenn Sie ein Produkt mit Garantie verkaufen, müssen Sie festhalten, wer was wann gekauft hat und wie lange es abgedeckt ist — und dem Kunden einen Nachweis geben. Warranty erledigt all das innerhalb von WooCommerce:

• Es erstellt einen Garantieeintrag, der an eine echte Bestellung gebunden ist.
• Es erzeugt ein PDF-Zertifikat, das der Kunde behalten kann.
• Es gibt Kunden eine Möglichkeit, eine Rücksendung oder Reparatur anzufragen, und Ihnen einen Ort, diese Anfragen zu verwalten.

Einrichtung

1. Garantiebedingungen konfigurieren

Wählen Sie unter Einstellungen das Produktattribut (oder benutzerdefinierte Feld) aus, das die Garantiezeit der einzelnen Produkte als Zahl enthält, und ob diese Zahl Jahre oder Monate bedeutet. Produkte ohne Wert erhalten keine Garantiekarte. Füllen Sie dann Ihre Firmendaten und den Kartentext aus (Titel, Garantiebedingungen, Fußzeilenhinweis); leere Textfelder verwenden den integrierten Standardwortlaut in der Shop-Sprache.

2. Das Zertifikat mit Branding versehen

Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Geschäftsangaben hinzu, damit jedes Zertifikat professionell und markenkonform aussieht. Das Zertifikat wird als echtes PDF-Dokument gerendert, geeignet zum Drucken oder Versenden per E-Mail.

3. Wie Garantien erstellt werden

Garantiekarten werden automatisch erstellt: Wenn eine Bestellung als Abgeschlossen markiert wird, erstellt das Plugin für jedes darin enthaltene Produkt mit einer Garantiezeit eine Karte. Die Laufzeit beginnt ab dem Datum, an dem die Bestellung aufgegeben wurde.

4. Rücksendeformular hinzufügen

Erstellen Sie eine Seite und fügen Sie den Shortcode [rotozoom_returns] hinzu. Kunden geben ihre Bestellnummer und die für diese Bestellung verwendete E-Mail-Adresse ein, um eine Rücksende- oder Reparaturanfrage zu senden.

Funktionsreferenz

Garantieregistrierung pro Bestellung

Jede abgeschlossene Bestellung erhält automatisch einen Garantiedatensatz für jedes abgedeckte Produkt, der den Kunden, das Produkt, das Kaufdatum, den Abdeckungszeitraum sowie Rechnungs- und Sendungsnummer (sofern verfügbar) erfasst. Da sie an die Bestellung gebunden ist, haben Sie immer den vollen Kontext, wenn ein Anspruch eingeht.

Erzeugung von PDF-Zertifikaten

Erzeugen Sie ein markenkonformes PDF-Garantiezertifikat für jede registrierte Garantie. Das Dokument wird serverseitig erstellt (mit der mitgelieferten mPDF-Engine), sodass es konsistent und druckbar ist. Das Plugin sendet das Zertifikat nicht eigenständig an den Kunden: Laden Sie es über die Schaltfläche Herunterladen unter jedem Artikel in der Bestellung, aus der Karten-Liste oder aus dem Bestelldokumente-Kasten von Rotozoom Sell & Ship herunter und übergeben Sie es dem Kunden als Abdeckungsnachweis.

Verwaltung von Rücksendeanfragen

Kunden senden eine Rücksende- oder Reparaturanfrage über das Rücksendeformular und sehen eine Bestätigung auf dem Bildschirm. Sie sehen alle eingehenden Anfragen in einer Liste im Admin-Bereich — Bestellung, Kunde, Art, Grund und Datum — und bearbeiten diese selbst, zum Beispiel per E-Mail oder Telefon. Die Bearbeitung von Fällen und die Verfolgung ihres Status im Plugin ist Teil von Pro (siehe unten).

RMA-/Rücksende-Workflow (Pro)

Der Pro-Plan macht aus der Rücksendebearbeitung ein vollständiges, automatisiertes RMA-System (Return Merchandise Authorization).

RMA-Regeln — unter Rotozoom Warranty → RMA-Regeln definieren Sie bis zu drei Richtlinientypen:

• Rücksendung innerhalb von X Tagen — akzeptieren Sie Rücksendungen für eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Kauf und legen Sie fest, wer den Rückversand bezahlt (Shop oder Kunde).
• RMA in Garantie — bearbeiten Sie Ansprüche, solange ein Produkt noch abgedeckt ist: bieten Sie Reparatur, kostenpflichtigen Umtausch gegen ein anderes Produkt oder eine Erstattung an.
• RMA außerhalb der Garantie — akzeptieren Sie optional Ansprüche nach Ablauf der Garantie, mit kostenpflichtiger Reparatur/Umtausch.

Kunden-„Rücksendungen"-Seite — jedes Kundenkonto erhält einen neuen Reiter Rücksendungen, der die Bestellungen und Produkte auflistet. Jedes Produkt zeigt automatisch die richtige Aktion: Rücksendung (innerhalb des Rücksendefensters), RMA in Garantie, RMA außerhalb der Garantie oder einfach Außerhalb der Garantie, wenn die Bearbeitung außerhalb der Garantie deaktiviert ist. Das Garantiekarten-PDF verlinkt ebenfalls direkt auf diese Seite.

Einen Fall bearbeiten — unter RMA-Anfragen genehmigen oder lehnen Sie ab oder bieten eine kostenpflichtige Reparatur/Umtausch an. Eine kostenpflichtige Reparatur/Umtausch erstellt eine echte WooCommerce-Bestellung, die der Kunde online bezahlt; der Kunde kann auch ablehnen — und Sie wählen dann, wie das Produkt zurückgeschickt wird (ein vorausbezahlter Rücksendeauftrag, Kurier mit Zahlung bei Lieferung oder kostenlos), oder der Kunde kann darauf verzichten. Das Genehmigen einer Erstattung erstellt eine echte WooCommerce-Erstattung und setzt die Bestellung auf Erstattet; wenn Sie Rotozoom Sell & Ship verwenden, wird die Gutschrift automatisch ausgestellt, andernfalls erinnert Sie eine Bestellnotiz daran, diese selbst auszustellen.

Rücksendeadresse — legen Sie zunächst Ihre Rücksendeadresse in den Plugin-Einstellungen fest; solange sie nicht ausgefüllt ist, bleibt die Rücksendeseite in Kundenkonten nicht verfügbar. Aus Datenschutzgründen wird die Adresse dem Kunden erst nach Ihrer Genehmigung seiner Anfrage offengelegt (die Aktion Genehmigen & Rücksendeadresse senden), nicht im Moment der Einreichung.

Benachrichtigungen — der Kunde erhält bei jeder Statusänderung eine E-Mail und der Statusverlauf des Falls (was sich geändert hat, wann und von wem) wird auf der Rücksendeseite in seinem Konto angezeigt, sodass beide Seiten bis zum Abschluss des Falls einen klaren Verlauf haben.

Admin- & Kundenverfolgung

Der Admin erhält einen Überblick über alle Garantiekarten und Rücksendeanfragen. Mit Pro können Kunden den Status ihrer eigenen Fälle zudem in ihrem Konto verfolgen.

Garantiekarten-Limit

• Free: bis zu 5 Garantiekarten insgesamt — eine pro abgedecktem Produkt in einer Bestellung, gezählt über alle jemals erstellten Karten (nicht pro Monat) — genug, um das Plugin zu testen oder ein kleines Sortiment zu führen.
• Pro: unbegrenzte Garantiekarten für einen vollständigen Katalog.

Free vs. Pro auf einen Blick

Funktion	Free	Pro
PDF-Garantiezertifikat (mPDF)	✓	✓
Rücksendeformular ([rotozoom_returns])	✓	✓
Admin-Liste der Rücksendeanfragen	✓	✓
Fallbearbeitung + Kunden-Statusverfolgung	—	✓
Garantiekarten	bis zu 5 insgesamt	unbegrenzt
RMA-Regeln (Rücksendung in X Tagen / in & außerhalb der Garantie)	—	✓
Self-Service-„Rücksendungen"-Seite für Kunden	—	✓
Reparatur / kostenpflichtiger Umtausch / Erstattung	—	✓
Kostenpflichtiger Umtausch über echte WooCommerce-Bestellung	—	✓
Status „Erstattet" für Rücksendungen	—	✓
E-Mail-Benachrichtigungen + Statusverlauf im Konto	—	✓

Erweiterte Hinweise

• PDF-Engine: Zertifikate werden mit der dem Plugin beiliegenden mPDF-Bibliothek gerendert, sodass die Erzeugung ohne externe Dienste funktioniert.
• Lokalisierung: Das Plugin und seine Standard-Kartentexte sind auf Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch verfügbar. Eine Karte wird im Moment ihrer Erstellung in der Site-Sprache erstellt; der in den Einstellungen festgelegte Wortlaut hat immer Vorrang.
• Bestellverknüpfte Einträge: Da jede Garantie auf eine Bestellung verweist, behält der Export oder die Prüfung von Ansprüchen eine klare Nachweiskette zurück zum ursprünglichen Verkauf.
• Private PDFs: Garantie-PDFs werden in einem privaten Ordner gespeichert und öffnen sich nur über signierte Links, die ablaufen, sodass niemand die Adresse der Karte eines anderen Kunden erraten kann.

Arbeitet mit anderen Rotozoom-Plugins zusammen

Wenn Sie auch Rotozoom Sell & Ship betreiben, verbindet sich Warranty automatisch damit: Das Garantiezertifikat erscheint im Bereich für Bestelldokumente von Sell & Ship, die echte Rechnungsnummer wird auf das Zertifikat gedruckt, und eine genehmigte Erstattung fließt direkt in eine Sell-&-Ship-Gutschrift über. Warranty funktioniert weiterhin vollständig für sich allein — siehe So arbeiten Rotozoom-Plugins zusammen für das vollständige Bild.

Fehlerbehebung

• PDF wird nicht erzeugt — bestätigen Sie, dass die Zertifikatseinstellungen des Plugins (Firmenangaben und Bedingungen) ausgefüllt sind; prüfen Sie, ob Ihr Server die Dateierzeugung erlaubt.
• Kartenlimit erreicht — Free erlaubt insgesamt 5 Garantiekarten; danach erhalten neu abgeschlossene Bestellungen keine Karte und eine Bestellnotiz erklärt warum. Upgraden Sie auf Pro für unbegrenzt.
• Keine Garantie für eine Bestellung gefunden — Eine Karte wird nur erstellt, wenn die Bestellung Abgeschlossen ist und nur für Produkte, die eine Garantiezeit haben. Im Rücksendeformular muss der Kunde die Bestellnummer und die für diese Bestellung verwendete E-Mail-Adresse eingeben.

Um Pro einzuschalten (auf rotozoom.com kaufen, dann über Rotozoom Connect anmelden), siehe Plugins installieren und aktualisieren.