Rotozoom Warranty — Handbuch

Garantieverwaltung und PDF-Zertifikate für WooCommerce. Warranty erstellt und verfolgt Produktgarantien direkt aus Ihrem Shop: Registrieren Sie eine Garantie pro Bestellung, erzeugen Sie ein markenkonformes PDF-Zertifikat und bearbeiten Sie Rücksendeanfragen von Kunden — alles über ein Admin-Dashboard.

Kostenlose Version: PDF-Garantiezertifikate, einfaches Rücksendeformular, Admin- & Kundenverfolgung, bis zu 5 Garantiekarten.
Pro-Version: unbegrenzte Garantiekarten plus den vollständigen RMA-/Rücksende-Workflow (Self-Service-Rücksendeseite für Kunden, Regeln für Rücksendungen und Garantieansprüche, Reparatur / kostenpflichtiger Umtausch / Erstattung, E-Mail- und Konto-Benachrichtigungen).
Pro-Preis: 49 € / Jahr pro Website.

Für Einsteiger: was dieses Plugin macht

Wenn Sie ein Produkt mit Garantie verkaufen, müssen Sie festhalten, wer was wann gekauft hat und wie lange es abgedeckt ist — und dem Kunden einen Nachweis geben. Warranty erledigt all das innerhalb von WooCommerce:

Es erstellt einen Garantieeintrag, der an eine echte Bestellung gebunden ist.
Es erzeugt ein PDF-Zertifikat, das der Kunde behalten kann.
Es gibt Kunden eine Möglichkeit, eine Rücksendung oder Reparatur anzufragen, und Ihnen einen Ort, diese Anfragen zu verwalten.

Einrichtung

1. Garantiebedingungen konfigurieren

Legen Sie in den Plugin-Einstellungen Ihre Standard-Garantiezeit und den Wortlaut für Ihr Zertifikat fest (Firmenname, Bedingungen, Kontaktdaten). Das PDF wird aus diesen Einstellungen erzeugt, also füllen Sie sie aus, bevor Sie das erste ausstellen.

2. Das Zertifikat mit Branding versehen

Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Geschäftsangaben hinzu, damit jedes Zertifikat professionell und markenkonform aussieht. Das Zertifikat wird als echtes PDF-Dokument gerendert, geeignet zum Drucken oder Versenden per E-Mail.

3. Entscheiden, wie Garantien erstellt werden

Garantien können im Admin-Bereich für eine Bestellung registriert werden. Sie wählen, welche Produkte abgedeckt sind und die Laufzeit.

Funktionsreferenz

Garantieregistrierung pro Bestellung

Erstellen Sie eine Garantie, die mit einer bestimmten WooCommerce-Bestellung verknüpft ist und den Kunden, das/die Produkt(e), das Kaufdatum und den Abdeckungszeitraum erfasst. Da sie an die Bestellung gebunden ist, haben Sie immer den vollen Kontext, wenn ein Anspruch eingeht.

Erzeugung von PDF-Zertifikaten

Erzeugen Sie ein markenkonformes PDF-Garantiezertifikat für jede registrierte Garantie. Das Dokument wird serverseitig erstellt (mit der mitgelieferten mPDF-Engine), sodass es konsistent und druckbar ist. Kunden kann das Zertifikat als Abdeckungsnachweis übergeben werden.

Verwaltung von Rücksendeanfragen

Kunden können eine Rücksende- oder Reparaturanfrage zu ihrer Garantie stellen. Sie sehen eingehende Anfragen im Admin-Bereich, prüfen sie und verfolgen ihren Status von eröffnet bis gelöst — so bleibt der After-Sales-Support an einem Ort organisiert.

RMA-/Rücksende-Workflow (Pro)

Der Pro-Plan macht aus der Rücksendebearbeitung ein vollständiges, automatisiertes RMA-System (Return Merchandise Authorization).

RMA-Regeln — unter Rotozoom Warranty → RMA-Regeln definieren Sie bis zu drei Richtlinientypen:

Rücksendung innerhalb von X Tagen — akzeptieren Sie Rücksendungen für eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Kauf und legen Sie fest, wer den Rückversand bezahlt (Shop oder Kunde).
RMA in Garantie — bearbeiten Sie Ansprüche, solange ein Produkt noch abgedeckt ist: bieten Sie Reparatur, kostenpflichtigen Umtausch gegen ein anderes Produkt oder eine Erstattung an.
RMA außerhalb der Garantie — akzeptieren Sie optional Ansprüche nach Ablauf der Garantie, mit kostenpflichtiger Reparatur/Umtausch.

Kunden-„Rücksendungen"-Seite — jedes Kundenkonto erhält einen neuen Reiter Rücksendungen, der die Bestellungen und Produkte auflistet. Jedes Produkt zeigt automatisch die richtige Aktion: Rücksendung (innerhalb des Rücksendefensters), RMA in Garantie, RMA außerhalb der Garantie oder einfach Außerhalb der Garantie, wenn die Bearbeitung außerhalb der Garantie deaktiviert ist. Das Garantiekarten-PDF verlinkt ebenfalls direkt auf diese Seite.

Einen Fall bearbeiten — unter RMA-Anfragen genehmigen oder lehnen Sie ab oder bieten eine kostenpflichtige Reparatur/Umtausch an. Eine kostenpflichtige Reparatur/Umtausch erstellt eine echte WooCommerce-Bestellung, die der Kunde online bezahlt; der Kunde kann auch ablehnen — und Sie wählen dann, wie das Produkt zurückgeschickt wird (ein vorausbezahlter Rücksendeauftrag, Kurier mit Zahlung bei Lieferung oder kostenlos), oder der Kunde kann darauf verzichten. Das Genehmigen einer Rücksendung setzt die Bestellung auf den Status Erstattet (das Gutschriftsdokument selbst wird von Rotozoom Sell & Ship ausgestellt).

Rücksendeadresse — legen Sie zunächst Ihre Rücksendeadresse in den Plugin-Einstellungen fest; solange sie nicht ausgefüllt ist, bleiben Rücksendungen nicht verfügbar. Aus Datenschutzgründen wird die Adresse dem Kunden erst nach Ihrer Genehmigung seiner Anfrage offengelegt (die Aktion Genehmigen & Rücksendeadresse senden), nicht im Moment der Einreichung.

Benachrichtigungen — der Kunde erhält bei jeder Statusänderung eine E-Mail und eine Nachricht im Konto, sodass beide Seiten bis zum Abschluss des Falls einen klaren Verlauf haben.

Admin- & Kundenverfolgung

Beide Seiten sehen, wie es um eine Garantie oder Anfrage steht: Der Admin erhält einen Überblick über alle Garantien und Ansprüche; Kunden können den Status ihrer eigenen prüfen.

Garantiekarten-Limit

Free: bis zu 5 Garantiekarten — genug, um das Plugin zu testen oder ein kleines Sortiment zu führen.
Pro: unbegrenzte Garantiekarten für einen vollständigen Katalog.

Free vs. Pro auf einen Blick

Funktion	Free	Pro
PDF-Garantiezertifikat (mPDF)	✓	✓
Einfaches Rücksendeformular	✓	✓
Admin- & Kundenverfolgung	✓	✓
Garantiekarten	bis zu 5	unbegrenzt
RMA-Regeln (Rücksendung in X Tagen / in & außerhalb der Garantie)	—	✓
Self-Service-„Rücksendungen"-Seite für Kunden	—	✓
Reparatur / kostenpflichtiger Umtausch / Erstattung	—	✓
Kostenpflichtiger Umtausch über echte WooCommerce-Bestellung	—	✓
Status „Erstattet" für Rücksendungen	—	✓
E-Mail- & Konto-Benachrichtigungen	—	✓

Erweiterte Hinweise

PDF-Engine: Zertifikate werden mit der dem Plugin beiliegenden mPDF-Bibliothek gerendert, sodass die Erzeugung ohne externe Dienste funktioniert.
Lokalisierung: Der Zertifikatstext folgt dem von Ihnen festgelegten Wortlaut, sodass Sie Zertifikate in der Sprache Ihres Shops ausstellen können.
Bestellverknüpfte Einträge: Da jede Garantie auf eine Bestellung verweist, behält der Export oder die Prüfung von Ansprüchen eine klare Nachweiskette zurück zum ursprünglichen Verkauf.

Arbeitet mit anderen Rotozoom-Plugins zusammen

Wenn Sie auch Rotozoom Sell & Ship betreiben, verbindet sich Warranty automatisch damit: Das Garantiezertifikat erscheint im Bereich für Bestelldokumente von Sell & Ship, die echte Rechnungsnummer wird auf das Zertifikat gedruckt, und eine genehmigte Erstattung fließt direkt in eine Sell-&-Ship-Gutschrift über. Warranty funktioniert weiterhin vollständig für sich allein — siehe So arbeiten Rotozoom-Plugins zusammen für das vollständige Bild.

Fehlerbehebung

PDF wird nicht erzeugt — bestätigen Sie, dass die Zertifikatseinstellungen des Plugins (Firmenangaben und Bedingungen) ausgefüllt sind; prüfen Sie, ob Ihr Server die Dateierzeugung erlaubt.
Kartenlimit erreicht — Free erlaubt 5 Garantiekarten; upgraden Sie auf Pro für unbegrenzt.
Kunde kann seine Garantie nicht sehen — stellen Sie sicher, dass die Garantie für die Bestellung registriert ist, die über das Konto dieses Kunden aufgegeben wurde.

Um eine Pro-Lizenz zu verbinden, siehe Plugins installieren und aktualisieren.