Rotozoom Warehouse, Suppliers & Dropshipping — Handbuch

Halten Sie Ihre Lieferanten direkt neben den Bestellungen, die sie ausführen, und dem Bestand, den sie liefern. Warehouse, Suppliers & Dropshipping schickt jede Bestellung an den Lieferanten, der sie versendet, teilt Bestellungen auf mehrere Lieferanten auf, liest die Rechnungen Ihrer Lieferanten auf Ihrer eigenen Website, bucht die Ware Position für Position in den WooCommerce-Bestand und führt Zahlungen, Einkaufsbestellungen und ein Monatsarchiv für Ihre Buchhaltung.

• Kostenlose Version: alles, was auf Ihrer Website läuft — der Dropshipping-Ablauf, auf Ihrer Website gelesene Lieferantendokumente, Wareneingang, Zahlungen, Einkaufsbestellungen, das Monatsarchiv, Sheets und Preislisten aus Dateien — ohne Begrenzung der Zahl der Lieferanten.
• Pro-Version: eine Kopie der Zahlungs-E-Mails an Ihre Buchhaltung, Sheets für Bestellungen, Kunden und Gutscheine sowie die Dienste, die bei Rotozoom laufen (siehe "Dienste des Rotozoom-Kontos" unten).
• Pro-Preis: 59 € / Jahr pro Website, inkl. MwSt.
• Lizenzierung: Pro läuft über das separate Plugin Rotozoom Connect, das die von rotozoom.com heruntergeladene Ausgabe automatisch installiert.

Dieses Handbuch beschreibt Version 1.3.2. Der Kurzname im WordPress-Menü lautet "WSD".

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Für Einsteiger: was dieses Plugin macht

Viele Shops verkaufen Waren, die sie nie in die Hand nehmen: Der Lieferant schickt sie direkt an den Kunden. Das ist Dropshipping. Andere Shops haben ein eigenes Lager und füllen es bei Lieferanten auf, die mit jeder Lieferung eine Rechnung schicken. Viele Shops machen beides.

Warehouse, Suppliers & Dropshipping verwaltet beide Arten von Lieferanten im selben WooCommerce-Admin:

• Eine neue Bestellung erreicht den Lieferanten per E-Mail, und der Lieferant antwortet mit einem Klick — ohne Konto, ohne Login.
• Eine Bestellung mit Waren mehrerer Lieferanten wird aufgeteilt, mit einem Frachtbrief pro Lieferant.
• Eine Lieferantenrechnung (PDF, Word oder Excel) wird auf Ihrer Website gelesen; Sie prüfen, was gelesen wurde, und die Ware geht in den Bestand, wenn Sie auf "Receive" klicken.

Das Admin-Menü

Das Plugin fügt diese Tabs hinzu: "Dashboard", "Suppliers", "Invoices", "Payments", "Purchase orders", "Archive", "Sheets", "Price lists", "Multi-Supplier", "Categories and brands" und "Settings".

Die gesamte Oberfläche ist ins Bulgarische, Tschechische, Deutsche, Spanische, Französische, Italienische, Polnische, Portugiesische und Rumänische übersetzt; E-Mails an Lieferanten und Kunden folgen der Sprache des Shops.

Einrichtung

1. Einen Lieferanten anlegen

Öffnen Sie "Suppliers" → "Add supplier". Geben Sie die Firmendaten und die E-Mail-Adresse ein, an die seine Bestellungen gehen sollen. Auch ein bestehender WordPress-Benutzer kann zum Lieferanten gemacht werden.

2. Den Lieferantenmodus wählen

Modus	Bedeutung
"Dropshipping"	Der Lieferant versendet Bestellungen direkt an Ihre Kunden.
"Warehouse stock"	Der Lieferant füllt Ihr Lager auf und schickt Ihnen Rechnungen.
Beides	Derselbe Lieferant macht beides.

3. Abholadressen (Lager)

Ein Lieferant kann mehrere Abholadressen haben — eine pro Lager —, jede mit eigenen Ansprechpartnern. Wird eine Bestellung bestätigt, verwenden der Frachtbrief und der Kurierauftrag das Lager, in dem die bestellte Ware liegt.

4. Die E-Mails vor der ersten echten Bestellung prüfen

E-Mails gehen über die eigene Mail Ihrer Website (WordPress wp_mail) hinaus. Geben Sie eine Testbestellung auf und prüfen Sie, ob die Lieferanten-E-Mail ankommt, bevor Sie sich darauf verlassen.

Der Dropshipping-Ablauf

1. Ein Kunde gibt eine Bestellung auf.
2. Der Lieferant erhält eine E-Mail mit drei Schaltflächen: "Confirm order", "Partly in stock" und "Out of stock".
3. Der Lieferant klickt auf eine davon, und das Plugin speichert die Antwort. Der Lieferant braucht kein Konto und keinen Login. Die Links funktionieren nicht mehr, sobald die Bestellung abgeschlossen ist, und nach 60 Tagen.
4. Partly in stock: Der Lieferant gibt ein, was verfügbar ist. Der Kunde erhält eine E-Mail mit jedem Produkt, das versandt wird — einschließlich einer Position, die nur teilweise versandt wird ("1 von 3") —, und entscheidet, ob er annimmt oder ablehnt. Eine Kartenzahlung wird für das nicht Gelieferte erstattet (mit einer Gutschrift, wenn Rotozoom Sell & Ship die Dokumente ausstellt).
5. Keine Antwort: Erinnerungen folgen nach den Tagen, die Sie unter "Settings" festlegen; läuft die Zeit ab, wird der Shop benachrichtigt oder — wenn Sie es so wählen — eine unbezahlte Bestellung automatisch storniert.

Bestellungen mit mehreren Lieferanten

Enthält eine Bestellung Waren mehrerer Lieferanten, teilt "Multi-Supplier" sie nach Lieferant auf:

• Ein Frachtbrief pro Lieferant. Jeder Lieferant versendet seinen eigenen Teil der Bestellung.
• Versandmanifest. Eine Liste, was in welchem Paket reist, einschließlich dessen, was aus Ihrem eigenen Bestand versandt wird.
• Automatische Frachtbriefe brauchen ein unterstütztes Versand-Plugin (z. B. Rotozoom Sell & Ship mit Ihrem Econt- oder Speedy-Konto). Ohne ein solches zeigt Ihnen die Bestellansicht, was auf den Frachtbrief gehört, und Sie tragen seine Nummer von Hand ein.

Lieferantendokumente

Unter "Invoices" führen Sie Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine.

1. "Add a supplier document" — laden Sie eine PDF-, Word- (DOCX), Excel- (XLSX), CSV-, JPG- oder PNG-Datei hoch.
2. Auf Ihrer Website gelesen. Ein PDF mit Text, DOCX und XLSX werden auf Ihrem eigenen Server gelesen: Nummer, Daten, Positionen, Summen sowie USt-IdNr., Firmennummer und IBAN des Lieferanten. Nichts verlässt die Website.
3. Ansicht "Read the document". Das Dokument wird neben dem Gelesenen angezeigt. Sie korrigieren, was nötig ist, haken an, was übernommen werden soll, und nichts wird gespeichert, bevor Sie auf "Apply" klicken. Bei einer Menge, die als "24,000" gedruckt ist, wird nachgefragt, wenn sie 24 oder 24.000 bedeuten könnte.
4. Der Lieferant. Ein Dokument, dessen Absender oder USt-IdNr. bekannt ist, wird unter seinem Lieferanten abgelegt; andernfalls wählen Sie den Lieferanten oder legen ihn aus den Angaben im Dokument an.
5. Bilder und Scans (ein Foto oder ein PDF ohne Text) können auf der Website nicht gelesen werden. Füllen Sie sie von Hand aus oder nutzen Sie das KI-Lesen — siehe "Dienste des Rotozoom-Kontos".

Dateien, die zu groß oder fehlerhaft sind, werden mit einer klaren Meldung abgelehnt, statt die Website auszubremsen.

Wareneingang und das Lagerbuch

• Positionen per SKU zugeordnet. Jede Position wird über den Code des Lieferanten einem Produkt zugeordnet; ein einmal zugeordneter Code wird gemerkt.
• "Receive". Der Bestand ändert sich erst, wenn Sie darauf klicken. Positionen, die noch keinem Produkt zugeordnet sind, warten (siehe "Lines not yet in stock"); die übrigen werden eingebucht.
• Gutschriften buchen die Ware wieder aus.
• "Reverse the receive" macht einen Wareneingang rückgängig.
• Lagerbuch. Jede Bewegung wird erfasst, sodass dasselbe Dokument dieselbe Ware nie zweimal einbuchen kann.
• Beträge können mit oder ohne MwSt. eingegeben werden, pro Lieferant und pro Rechnung; der am Produkt gespeicherte Einkaufspreis ist immer netto.

Zahlungen

Unter "Payments":

• Eine Banküberweisung kann mehrere Rechnungen begleichen. Haken Sie die Rechnungen in der Liste an und wählen Sie "Record payment for selected".
• Prüfung des Bankkontos. Die IBAN auf einer Rechnung wird mit den bekannten Konten des Lieferanten verglichen ("Bank accounts" beim Lieferanten). Ein neues oder abweichendes Konto muss mit den letzten sechs Zeichen bestätigt werden, die auf dem Papier stehen.
• "Payment sent" — eine E-Mail an den Lieferanten (eine einzige E-Mail, wenn mehrere Rechnungen zusammen bezahlt werden). Jede E-Mail an einen Lieferanten wird protokolliert und kann erneut gesendet werden.

Einkaufsbestellungen

Unter "Purchase orders" schreiben Sie Bestellungen an Ihre Lieferanten mit Ihrer eigenen Nummerierung, versenden sie per E-Mail und ordnen sie der Rechnung zu, wenn diese eintrifft.

Monatsarchiv

Unter "Archive" lassen sich die Dokumente und Zahlungen jedes Monats als eine ZIP-Datei mit einem Index (CSV) für Ihre Buchhaltung herunterladen.

Sheets

Unter "Sheets" bearbeiten Sie Produkte, Varianten und Attribute in einem Tabellenraster:

• Kategorieansichten mit den Attributen, die diese Kategorie verwendet;
• Einfügen aus Excel oder Google Sheets, Nach-unten-Ausfüllen, Tastenkürzel;
• Massenbearbeitung mit einer Vorschau, bevor sich etwas ändert;
• CSV-Export und -Import mit Probelauf;
• History mit Undo für jede Änderung.

Mit Pro bearbeitet Sheets auch Bestellungen, Kunden und Gutscheine, fügt benutzerdefinierte Felder als Spalten hinzu, bearbeitet in großen Mengen mit Suchen-und-Ersetzen-Mustern, Formeln und Bedingungen, exportiert nach Excel (XLSX) und führt über all das ein Änderungsprotokoll.

Preislisten

Unter "Price lists" laden Sie die Preisliste eines Lieferanten als CSV, XML oder Excel (XLSX) hoch. Sie wird auf Ihrer Website gelesen:

• der Bestand des Lieferanten wird sofort übernommen;
• neue Einkaufspreise warten auf Ihre Prüfung, mit einer optionalen Margenregel für den Verkaufspreis;
• "Undo the last application" macht die letzte Änderung rückgängig.

Dienste des Rotozoom-Kontos

Einige Funktionen laufen bei Rotozoom statt auf Ihrer Website. Sie stehen zur Verfügung, sobald der Dienst des Rotozoom-Kontos startet; bis dahin zeigt das Plugin sie nicht an, und alles oben Beschriebene funktioniert weiter.

• KI-Lesen von Bildern und Scans. Ein Foto oder ein PDF ohne Text wird von einer KI gelesen und kommt in dieselbe Ansicht "Read the document" zurück, wo Sie es prüfen. Free: 30 Seiten pro Monat; Pro: 1.000 Seiten pro Monat. Ausgeschaltet, bis Sie es unter "Settings" einschalten.
• Pro: eine Rechnungs-E-Mail-Adresse für Ihren Shop (Lieferanten schicken Rechnungen dorthin, und sie landen unter "Invoices"), Preislisten von einer Webadresse nach Zeitplan und Preislisten als PDF sowie Lieferanten-E-Mails, die über die Mail von Rotozoom mit Dokumenten als Links versandt werden.

Zusammenarbeit mit Rotozoom Sell & Ship

Ist Sell & Ship installiert, stimmen die beiden Plugins die Rechnungsstellung ab:

• Die Proformarechnung oder Rechnung des Shops wartet, bis die Lieferanten den Bestand bestätigen, damit Kunden nicht für Ware belastet werden, die ein Lieferant nicht liefern kann.
• Bei Bestellungen per Banküberweisung warten auch die Lieferanten-Frachtbriefe, bis die Bestellung bezahlt ist.

Mehr zum gemeinsamen Betrieb mehrerer Rotozoom-Plugins: Wie Rotozoom-Plugins zusammenarbeiten.

Free vs. Pro auf einen Blick

Funktion	Free	Pro
Dropshipping-E-Mails mit "Confirm order" / "Partly in stock" / "Out of stock"	✓	✓
Erinnerungen, Timer und die Wahl des Kunden bei einer Teillieferung	✓	✓
Bestellungen mit mehreren Lieferanten und Versandmanifest	✓	✓
Mehrere Abholadressen pro Lieferant	✓	✓
Auf Ihrer Website gelesene Lieferantendokumente (PDF, DOCX, XLSX)	✓	✓
"Receive" Position für Position, Gutschriften, Lagerbuch	✓	✓
Zahlungen für mehrere Rechnungen, Prüfung des Bankkontos, "Payment sent"	✓	✓
Einkaufsbestellungen und Monatsarchiv	✓	✓
Sheets für Produkte, Varianten und Attribute, mit Rückgängig-Funktion	✓	✓
Sheets für Bestellungen, Kunden und Gutscheine; Spalten für benutzerdefinierte Felder; Massenbearbeitung mit Formeln; XLSX-Export; Änderungsprotokoll	—	✓
Preislisten aus CSV, XML, XLSX	✓	✓
KI-Lesen von Bildern und Scans (sobald der Kontodienst startet)	30 Seiten / Monat	1.000 Seiten / Monat
Lieferantenkonten	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Kopie der Zahlungs-E-Mails an Ihre Buchhaltung	—	✓
Rechnungs-E-Mail-Adresse, Preislisten nach Zeitplan und als PDF (sobald der Kontodienst startet)	—	✓

Daten und Kompatibilität

• Ihre Dokumente bleiben auf Ihrer Website. PDF-, DOCX-, XLSX- und CSV-Dateien werden auf Ihrem eigenen Server gelesen. Nur das KI-Lesen — wenn Sie es einschalten — sendet ein Dokument an Rotozoom.
• E-Mails gehen über die eigene Mail Ihrer Website.
• HPOS: kompatibel mit dem WooCommerce High-Performance Order Storage.
• Update von 1.2.x: Die Datenbank wird beim ersten Seitenaufruf nach dem Update automatisch aktualisiert. Sichern Sie Ihre Website vorher, wie vor jedem Update.

Fehlerbehebung

• Der Lieferant hat die Bestell-E-Mail nicht erhalten — die E-Mail geht über die eigene Mail Ihrer Website. Kommen auch andere WooCommerce-E-Mails nicht an, beheben Sie zuerst den Mailversand der Website; bitten Sie den Lieferanten außerdem, den Spam-Ordner zu prüfen.
• "Nothing was read" bei einem Dokument — es ist ein Bild oder ein Scan. Füllen Sie es von Hand aus oder nutzen Sie das KI-Lesen, sobald es verfügbar ist.
• "Receive" lässt einige Positionen warten — diese Positionen haben noch kein Produkt. Ordnen Sie sie in der Rechnung zu und klicken Sie dann erneut auf "Receive".
• "Receive" wird abgelehnt — eine Menge ist noch eine offene Frage ("24,000"), oder die Summe im Dokument passt nicht zu seinen Positionen. Beantworten Sie die Frage oder korrigieren Sie die Summe.
• Eine Zahlung wird wegen des Bankkontos abgelehnt — die IBAN weicht von den bekannten Konten des Lieferanten ab. Rufen Sie den Lieferanten unter einer Nummer an, die Sie bereits haben, und bestätigen Sie dann das Konto.
• Kein Frachtbrief pro Lieferant — automatische Frachtbriefe brauchen ein unterstütztes Versand-Plugin; ohne ein solches tragen Sie die Frachtbriefnummer von Hand in der Bestellung ein.
• Die Rechnung des Shops ist noch nicht ausgestellt — mit Sell & Ship wartet sie, bis die Lieferanten den Bestand bestätigen; bei Banküberweisung warten auch die Lieferanten-Frachtbriefe auf die Zahlung.

Zur Installation des Plugins siehe Plugins installieren und aktualisieren.